SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN 14001(2)

TAHAPAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN ISO 14001:2004

Bagian 2

TAHAP 3. PENERAPAN

1. Sosialisasi Dokumen

Sebagai langkah awal untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001;2004, maka seluruh dokumen sistem manajemen lingkungan yang sudah di setujui di distribusikan ke semua pengguna dokumen serta harus dilakukan sosialisasi. Management Representative mengkoordinasi pelaksanaan sosialisasi bekerja sama dengan Departemen HRD. Program sosialisasi di rancang untuk semua karyawan  mulai dari level manajemen puncak sampai dengan seluruh karyawan. Sosialisasi juga dilakukan ke pihak eksternal yang terkait pengelolaan lingkungan dengan Organisasi atau perusahaan diantaranya:

•  Suplier dan sub contractor
•  Pelanggan
•  Tamu
•  Jika diperlukan masyarakat sekitar

  

Tujuan dari sosialisasi adalah:

• Memastikan semua pihak terkait memahami tugas dan tanggung jawabnya dalam penerapan, pemeliharaan Sistem manajemen Lingkungan
• Semua pihak terkait mampu menjalankan sistem secara efektif untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaan sistem.
• Meningkatkan kesadaran semua karyawan dan pihak pihak terkait untuk menjalankan sistem manajemen lingkungan
• Mengajak semua orang untuk berkontribusi, berkomitmen dan mendukung penerapan Sistem Manajemen Lingkungan

Program sosialisasi dapat dilakukan melalui: Pelatihan, Brosur, Briefing, Meeting, News latter dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.

2. Penerapan Sistem

Seperti halnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Sistem Manajemen Lingkungan untuk bisa mencapai tujuan perusahaan maka juga harus di implementasikan. Management Representative bersama working group mengkoordinasi penerapan sistem pada setiap fungsi relevan. Penerapan sistem di lakukan serentak di setiap fungsi di buktikan dengan rekaman serta praktek pelaksanaan baik itu Pedoman, Kebijakan, Objective dan target, Prosedur, Instruksi Kerja dan lain-lain.

Bukti bahwa Pedoman Lingkungan sudah diimplementasikan maka minimal kebijakan- kebijakan strategis tentang manajemen lingkungan di pahami dan di mengerti minimal tingkat Kepala Departemen, dan tentunya dilaksanakan. Sedangkan bukti objektif bahwa Kebijakan Lingkungan sudah diimplementasikan adalah Kebijakan itu telah dikomunikasikan ke semua karyawan, di pahami dan di mengerti oleh semua karyawan serta pihak-pihak yang terkait seperti: supplier, Sub kontraktor , pelanggan dan bahkan masyarakat sekitar. Bukti objektif bahwa Objective dan target sudah diimplementasikan ditunjukan dengan program yang sudah di jalankan sesuai dengan tata waktu yang ditetapkan serta pencapaian target sudah dilakukan monitoring dan evaluasi. Bukti objektif bahwa prosedur sudah di implementasikan adalah proses manajemen sudah dijalankan sesuai dengan prosedur dibuktikan dengan rekaman/ catatan penerpannya, demikian juga dengan Instruksi kerja. Sedangkan untuk Prosedur Tanggap Darurat harus sudah dibuktikan dengan dilakukannya simulasi terhadap prosedur tersebut.

Masing-masing kepala suatu fungsi adalah penanggung jawab utama dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan yang di bantu oleh working group serta di pastikan efektivitas oleh Management Representative. Management Representative melaporkan efektivitas penerapan ke Direktur Utama, termasuk kendala yang dihadapi. Untuk Kebutuhan sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 maka penerapan sistem yang dibuktikan dengan data/ rekaman minimal 3 bulan, dengan ditunjukan bukti hasil Internal audit serta hasil kajian manajemen. Hal tersebut harus dipastikan oleh Mangement Representative.

TAHAP 4. MONITORING DAN EVALUASI

Sistem Manajemen yang diimplementasikan, untuk mengetahui sejauh mana efektivitas maka diperlukan monitoring dan evaluasi. Kegiatan Monitoring dan evaluasi yang dilakukan mencakup:

1. Internal Audit

Salah satu proses internal yang digunakan untuk mengevaluasi efektifitas sistem manajemen lingkungan adalah internal audit seperti diatur dalam standar ISO 14001:clausa 4.5.5. Internal audit merupakan proses sistematis dan independen untuk mengevaluasi sejauh mana efektivitas sudah di jalankan dengan mengevaluasi bukti objektif yang dimiliki. Proses sistematis yang berarti proses internal audit di atur dalam suatu prosedur terdokumentasi, yang kemudian dijalankan oleh suatu tim independen dan kompeten, terprogram dan terjadual untuk setiap periode tertentu. Internal audit ini dilakukan oleh Tim Internal yang independen yang berarti auditor tidak boleh mengaudit pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan yang menjadi tanggung jawabnya. Sedangkan kompeten berarti seorang auditor internal harus mampu melakukan audit , dengan mengetahui teknik audit, mengerti sistem manajemen lingkungan serta mengetahui proses yang di audit. Oleh karena itu seorang auditor internal harus mendapat pelatihan auditor internal dari trainer yang kompeten. Selain persyaratan ISO 14001:2004 clausa 4.5.5 acuan detail pelaksanaan audit internal sistem manajemen lingkungan dapat menggunakan ISO 19011.

Penanggung jawab pelaksanaan audit internal Sistem Manajemen Lingkungan adalah Management representative, yang dapat di bantu dengan Lead Auditor dalam pelaksanaannya. Tugas tanggung jawab seorang lead auditor adalah:

1. Bersama MR menyusun program audit serta jadual audit
2. Menunjuk dan mengatur Tim Auditor
3. Memimpin pelaksanaan audit internal mulai dari Opening meeting, pelaksanaan audit, sampai dengan closing meeting.
4. Membuat laporan audit

 

Hasil pelaksanaan audit dapat dikategorikan ke dalam 2 temuan yakni positive finding dan negative finding. Positif finding berarti kesesuaian sistem dalam penerapannya sedangkan negative finding merupan temuan yang merupakan ketidaksesuaian sistem. Kedua kategori temuan tersebut sebaiknya di sampaikan, baik ke auditee maupun ke manajemen. Tangung jawab untuk menindak lanjuti temuan audit adalah auditee, sedangkan auditor melaporkan temuan secara objective serta melakukan verifikasi tindak lanjut temuan negative yang dilakukan auditee.

Oleh karena Organisasi atau perusahaan sudah menerapakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang secara periodik juga melakukan internal audit , maka akan jauh lebih efisien jika pelaksanaan internal audit sistem manajemen lingkungan dapat dilakukan secara terintegrasi dengan pelaksanaan audit inter sistem manajemen mutu. Apabila dilakukan secara terintegrasi maka yang paling penting adalah kompetensi auditornya.

2 Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Lingkungan

Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 harus di monitoring kinerjanya, apakah mencapai tujuan atau tidak. Tujuan penerapan Sistem Manajemen Lingkungan adalah bagaimana Organisasi atau perusahaana dapat mencegah atau mengurangi terjadinya pencemaran lingkungan akibat kegiatan, produk atau jasa yang dihasilkan. Oleh karena itu kinerja dapat dilihat dari sejauh mana pelaksanaan dan pencapaian objective dan target PT Kawasan Beriket Nusantara, serta sejauh mana pemenuhan kinerja lingkungan melalui pemeriksaan parameter lingkungan melalui pengujian laboratorium baik dilakukan secara internal maupun eksternal. Management Representative mengkoordinasi pelaporan pencapaian objective target dari setiap fungsi secara periodik, serta melaporkannya ke Direktur Utama. Kepala Departemen di Organisasi atau perusahaana berkewajiban melaporkan pencapaian objective target ke Management Representative secara periodik.

Kinerja lingkungan ini digunakan sebagai indikator sejauh mana efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan di organisasi. Management Representative bertangung jawab melaporkan kinerja tersebut ke Direktur Utama secara periodik melalui Rapat Kajian Manajemen.

3. Kajian Manajemen

Seluruh standar Sistem manajemen yang diterbitkan oleh ISO, selalu mensyaratakan adanya kajian manajemen sebagai salah satu kegiatan untuk mengali dan mendorong improvement. Dalam Standar ISO 14001:2004 pelaksanaan kajian manjemen di atur dalam clausa 4.6 dimana tangung jawab pelaksanaanya ada di bawah Direktur Utama. Management Representative berkewajiban untuk mengkoordinasi pelaksanaanya, serta melaporkan kinerja Sistem Manajemen Lingkungan dalam forum kajian manajemen.

Pelaksanaan Kajian Manajemen dilakukan secara periodik, yang diatur dalam suatu prosedur dimana secara umum dilakukan setiap 6 bulan. Apabila organisasi sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu, maka pelaksanaan Kajian Manajemen dapat dilakukan secara terintegrasi dalam satu waktu. Adapun agenda yang dibahas dalam pelaksanaan kajian manajemen diantaranya:

1. Hasil internal dan eksternal audit serta hasil evaluasi pemenuhan terhadap peraturan perundang-undangan
2. Hasil komunikasi baik internal maupun eksternal termasuk keluhan terkait dengan lingkungan.
3. Kinerja lingkungan
4. Pencapaian objective dan target
5. Status pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan
6. Tindak lanjut dari hasil kajian manajemen sebelumnya
7. Perubahan yang berdampak terhadap Sistem Manajemen Lingkungan
8. Rekomendasi perbaikan

Hasil kajian manajemen harus berupa peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan, penyediaan sumber daya, kemungkinan perubahan terhadap kebijakan, serta objective dan target yang semuanya di tuangkan dalam notulen meeting.

TAHAP 5. PROSES SERTIFIKASI

1. Pemilihan Badan Sertifikasi

Apabila Sistem Manajemen Lingkungan sudah dijalankan secara efektif di buktikan dengan hasil internal audit dan kajian manajemen, maka saatnya Management Representative untuk melakukan pemilihan Badan Sertifikasi. Badan sertifikasi merupakan suatu lembaga baik bersifat nasional ataupun internasional yang memiliki kompetensi dan kualifikasi untuk melakukan audit sertifikasi terhadap sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004. Pemilihan badan sertifikasi tergantung kebutuhan Organisasi atau perusahaan karena di Indonesia terdapat banyak lembaga/ badan sertifikasi baik yang bersifat Nasional maupun Internasional.

2. Initial Audit

Sesuai dengan guide line ISO, bahwa Sistem Manajemen berbasis resiko seperti halnya Sistem Manajemen lingkungan ISO 14001:2004 wajib dilakukan initial audit sebelum dilakukan main audit/ certification audit dari badan sertifikasi. Tujuan dari initial audit adalah:

• Untuk mengetahui kesiapan untuk dilaksanakan main audit
• Untuk memastikan ruang lingkup pelaksanaan audit

Sebelum dilaksanakan initial audit, maka badan sertifikasi meminta untuk di kirimkan dokumen Sistem Manajemen Lingkungan untuk dilakukan desk study. Dokumen yang di kirim tersebut mencakup Pedoman, Kebijakan, Objective dan target, serta prosedur.

3. Main Audit/ Certification Audit

Main audit merupakan audit tahap penentuan untuk menentukan apakah Organisasi atau perusahaana dapat memenuhi seluruh persyaratan ISO 14001;2004 sehingga pada akhir sesion audit dapat direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat atau tidak. Proses audit dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi yang ada di Organisasi atau perusahaana. Audit sertifikasi dapat dinyatakan lulus / direkomendasikan mendapat sertifikat apabila tidak ada temuan yang bersifat major. Sedangkan apabila temuan minor maka akan direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat, namun semu temuan minor sudah harus dibuatkan rencana tindakan perbaikan dan pencegahan dan di kirim ke badan sertifikasi. Namun apabila ada temuan major maka, perlu dilakukan audit ulang dari badan sertifikasi yang di tunjuk, terutama untuk temuan major saja. Masa berlaku sertifikat ISO 14001:2004 selama 3 tahun dan setiap 6 atau 12 bulan sekali akan dilakukan survailance audit.

TAHAP 6. PEMELIHARAAN DAN PENINGKATAN

1. Survailance Audit

Sertifikat ISO 14001:2004 berlaku selama 3 tahun dan setiap 6 atau 12 sekali akan dilakukan audit survailance secara periodik dari badan sertifikasi. Tujuan dari audit survailance adalah:

• Memastikan apakah sistem manajemen lingkungan masih di implementasikan secara konsisten
• Menggali peluang improvement terhadap sistem yang sudah dijalankan

Berbeda dengan audit sertifikasi dimana proses audit dilakukan secara menyeluruh, maka survailance audit hanya dilakukan secara partial dengan berbagai pertimbangan, diantaranya :

• Proses yang kritis terhadap lingkungan
• Area yang banyak temuan audit pada periode sebelumnya

Apa yang harus di persiapkan oleh Organisasi atau perusahaan pada saat menjelang audit survailance:

1. Sistem Manajemen Lingkungan harus diimplementasikan secara konsisten
2. Objective dan Target serta program dilaksanakan serta dilakukan pemantauan dan pengukuran pencapaian secara efektif
3. Internal audit sudah dijalankan
4. Kajian manajemen juga sudah di jalankan

Apabila organisasi sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001;2008, maka proses survailance audit dapat dilakukan secara terintegrasi dengan Sistem Manajemen Lingkungan.

2. Re- annual

Masa berlaku sertifikat ISO 14001:2004 hanya 3 tahun, dimana setiap 6 atau 12 bulan dilakukan survailance audit, maka pada tahun ketiga untuk memperpanjang masa berlaku sertifikat dapat dilakukan Re annual audit. Proses re-annual audit, akan sama dengan main audit/ certification audit dimana audit akan dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi.

Selesai.