Laman

Rabu, 17 November 2010

SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN 14001 (1)

TAHAPAN PENERAPAN
SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN
ISO 14001
(Bagian 1)



Sebagai upaya mewujudkan organisasi / perusahaan yang ramah lingkungan atau peduli dengan lingkungan maka dibutuhkan upaya nyata untuk melakukan hal tersebut melalui suatu sistem pengelolaan / manajemen lingkungan yang handal, efektif, terdokumentasi, serta mendorong untuk selalu dilakukan peningkatan seperti halnya penerapan Sistem Manajemen Lingkungan mengacu pada standar ISO 14001;2004. Hal ini perlu dukungan dari semua pihak, baik manajemen, karyawan serta semua pihak yang terkait. ISO 14001 sebagai referensi untuk menjalankan sistem manajemen lingkungan merupakan standar internasional yang di terbitkan oleh ISO “ International Standards for Organitation” dimana prinsip dasar nya adalah “control” terhadap semua aspek yang dapat berdampak negatif terhadap lingkungan. Ada berbagai tahapan untuk dapat mengembangkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan efektifitas sistem diantaranya:
Tahap 1: Persiapan
Tahap 1: Pengembangan
Tahap 3: Penerapan
Tahap 4: Evaluasi dan Monitoring
Tahap 5: Sertifikasi
Tahap 6: Pemeliharaan dan Improvement






TAHAP 1. PERSIAPAN

Sebagai langkah awal untuk pengembangan, penerapan, sistem manajemen lingkungan adalah persiapan. Dalam persiapan ada beberapa hal yang dilakukan, diantaranya:

1.1 Pembentukan Tim
Organisasi atau perusahaan ketika akan mengembangkan, menerapkan sistem manajemen lingkungan, maka sebagai langkah awal Manajemen Puncak dalam hal ini Direktur Utama harus menunjuk Tim yang berperan dalam pengembangan, penerapan, pemeliharaan dan peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan. Seperti yang di atur dalam persyaratan ISO 14001:2004 clausa 4.4.1 Tim yang dibentuk ini di ketuai oleh seseorang yang di sebut Management Representative .






Adapun tugas, tangung jawab dari Tim Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 diataranya:

1.1.1 Manajemen Puncak:
Manajemen Puncak merupakan pimpinan tertinggi di Organisasi atau perusahaan, yang dapat berupa Board of Director atau cukup Direktur Utama dengan tugas, tangung jawab:
  • Memberikan arahan, motivasi kepada seluruh tim dan karyawan pentingnya untuk menerapkan sistem manajemen lingkungan
  • Menetapkan visi, misi dan kebijakan lingkungan serta komitmen untuk beroperasi dengan menekan dampak negative pada lingkungan
  • Memenuhi semua kebutuhan sumber saya yang dibutuhkan untuk mengembangkan, menerapkan, memelihara, dan meningkatkan efektifitas sistem manajemen lingkungan
  • Menetapan sasaran dan target, serta memastikan pelaksanaan dan pencapaian dan sasaran dan target tersebut.
  • Memastikan semua peraturan yang terkait dengan lingkungan telah di identifikasi, akses serta di penuhi untuk efektifitas penerapan sistem manajemen lingkungan
  • Memastikan sistem manajemen lingkungan, telah di kembangkan, di terapkan, dan di pelihara efektifitasnya

1.1.2 Management Representative (MR)
Selajutnya Manajemen Puncak menunjuk seorang Management Representative dimana dengan kemampuan yang dimiliki ditunjuk sebagai pemimpin tim sistem manajemen lingkungan dengan tugas tanggung jawab sebagai berikut;
  • Memimpin tim untuk pengembangan, penerapan, pemeliharaan dan peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan
  • Melaporkan kinerja sistem manajemen lingkungan ke Manajemen puncak secara periodik
  • Memastikan dokumentasi sistem manajemen lingkungan dilakukan secara efektif, sesuai dengan persyaratan ISO 14001
  • Memastikan semua aspek dan dampak di identifikasi, di analisis di dokumentasikan dan di up date secara periodik
  • Memastikan penerapan sistem manajemen lingkungan di lakukan pada semua semua fungsi yang relevan
  • Membuat program audit, mengkoordinasi pelaksanaan internal audit
  • Mengkoordinasi pelaksanaan kajian manajemen
  • Berkomunikasi dengan badan sertifikasi untuk pelaksanaan audit ataupun surveylance audit

1.1.3 Document Controler (DC)
Management Representative di bantu dengan Document Controler yang merupakan personel yang ditunjuk dengan tugas tanggung jawab:
  • Membantu MR dan Working Group dalam melakukan dokumentasi sistem manajemen lingkungan
  • Dengan persetujuan MR mengendalikan seluruh dokumen sistem manajemen lingkungan
  • Melakukan adminitrasi dan fileing seluruh kegiatan management representative
  • Menyiapkan data untuk kebutuhan kajian manajemen
  • Memyimpan rekaman sistem manajemen lingkungan dan melakukan pemusnahan record yang menjadi tanggung jawab MR setelah masa retensi sudah habis

1.1.4 Working Group
Selain Document Controler, Management Representative juga dibantu oleh kelompok kerja (Working Group) yang merupakan tim yang di ambil mewakili masing-masing fungsi yang ada di Organisasi atau perusahaan. Adapun tugas, tangung jawab working group antara lain:
  • Mewakili fungsinya untuk melakukan pengembangan, penerapan, dan pemeliharaan sistem manajemen lingkungan
  • Membantu MR dalam melakukan sosialisasi untuk kebutuhan penerapan sistem manajemen lingkungan
  • Mengidentifikasi permasalahan yang timbul dan mencari solusi yang efektif
  • Mengidentifikasi kebutuhan untuk peningkatan efektifitas penerapan sistem manajemen lingkungan
  • Melakukan monitoring kinerja sistem manajemen lingkungan dan melaporkan ke MR


1.1.5 Auditor Internal Sistem Manajemen Lingkungan
Sistem Manajemen Lingkungan yang dikembangkan secara periodik harus dilakukan evaluasi efektifitas penerpannya. Salah satu mekanisme evaluasi yang diwajibkan oleh standar ISO 14001 adalah dengan melakukan audit Internal. Untuk dapat melakukan audit internal secara efektif maka harus memiliki Tim Auditor Internal yang kompeten dan independent. Tim Auditor internal inilah yang merupakan personel yang telah memiliki kualifikasi sebagai auditor internal, yang memiliki kemampuan untuk melakukan audit serta memahami proses yang audit. Adapun tugas tanggung jawab:
  • Melakukan audit sistem manajemen lingkungan secara profesional, independen
  • Membuat laporan formal hasil audit internal
  • Melakukan verifikasi tindak lanjut dari temuan audit
  • Melaporkan hasil verifikasi tindak lanjut hasil audit internal


1.2 Pembentukan Komitmen
Apabila Manajemen Puncak sudah menetapkan Tim Sistem Manajemen Lingkungan, maka bagian dari persiapan adalah dengan menumbuhkan komitmen tim maupun seluruh karyawan Organisasi atau perusahaan. Komitmen ini memegang peranan yang sangat penting dalam menjamin kesuksesan pengembangan, penerapan dan pemeliharaan efektifitas sistem manajemen lingkungan. Ada berbagai langkah yang dapat dilakukan untuk menumbuhkan komitmen baik untuk tim maupun karyawan diantaranya:
  1. Tim dan karyawan harus mengetahui maksud dan tujuan dari penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001
  2. Proses sosialisasi yang intensif dan masif bagi seluruh karyawan
  3. Menunjuk tim dalam suatu Surat Keputusan yang sekaligus diberikan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab sebagai Tim.
  4. Komunikasi yang efektif antara Manajemen Puncak, Tim dan Seluruh karyawan
  5. Reward and punishment system


Di samping komitmen Tim dan Karyawan, tak kalah penting juga komitmen dari Manajemen Puncak terutama terkait dengan penyediaan sumber daya. Berbagai sumber daya yang dibutuhkan di antaranya:
  1. Penyediaan pra sarana yang memadai sehingga semua aspek yang berdampak negatif ke lingkungan dapat dikendalikan dengan baik dan efektif.
  2. Penyediaan sarana dan prasarana yang memadai untuk mencegah atau mengurangi timbulkan pencemaran lingkungan
  3. Penyediaan waktu, jumlah karyawan dengan tingkat pengetahuan dan kompetensi yang memadai untuk menjamin efektifitas penerapan sistem manajemen lingkungan
  4. Penyediaan sumber daya untuk memenuhi semua peraturan perundang-undangan yang berlaku yang terkait dengan lingkungan
  5. Semua kebutuhan yang diperlukan untuk meningkatkan efektifitas penerapan, pemeliharaan dan peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan.

1.3 Penetapan Ruang lingkup
Penetapan ruang Lingkup penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 di Organisasi atau perusahaan dilakukan di awal sebelum dilakukan pengembangan. Organisasi atau perusahaan , ketika mengembangkan, menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan harus menetapkan ruang lingkup sistem nya, apakah sistem yang dibangun mencakup semua area atau akan membuat skala prioritas. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan apakah pengembangan dan penerapan sistem akan dilakukan mencakup seluruh area atau dilakukan secara parsial diantarannya:
  1. Kesiapan infrastruktur untuk mengendalikan atau mencegah dampak negatif lingkungan dari kegiatan untuk setiap area
  2. Kesiapan Tim dan karyawan dalam menerapkan sistem manajemen lingkungan
  3. Ketersediaan anggaran untuk memenuhi kebutuhan pemenuhan persyaratan baik infrastruktur maupun peraturan perundang-undangan terkait dengan lingkungan yang relevan
  4. Tingkat dampak lingkungan sebagai efek samping kegiatan yang dilaksanakan di masing-masing area/ proses.
  5. Tuntutan dari pihak-pihak terkait

1.4 Penyediaan Sumber daya
Dalam menerapkan suatu sistem manajemen, apalagi sistem manajemen lingkungan maka tidak akan terlepas dari kebutuhan sumber daya, di mana sumber daya ini menjadi penggerak untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan. Tanpa ketersediaan sumber daya yang memadai, maka penerapan sistem manajemen ini dapat menjadi kurang efektif atau bahkan sulit untuk dilaksanakan. Adapun sumber daya di harus di persiapan untuk kebutuhan penerapan sistem manajemen lingkungan seperti yang di atur dengan Persyaratan ISO 14001;2004 clausa 4.4.1 mencakup di ataranya:
  • Sumber daya manusia termasuk kemampuan spesifik yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan
  • Infrastruktur yang dibutuhkan untuk mengendalikan dan mengurangi dampak negatif dari kegiatan yang dilakukan oleh Organisasi atau perusahaan
  • Teknologi yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif pencemaran lingkungan
  • Keuangan yang dibutuhkan untuk membiayai seluruh kegiatan untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan



TAHAP 2: PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN

Apabila persiapan untuk pengembangan sistem manajemen lingkungan sudah cukup dengan, indikator:
  • Terbentuknya tim ISO 14001 dengan di pimpin oleh Management Representative yang di kuatkan dalam bentuk surat keputusan oleh Direktur Utama
  • Ruang lingkup penerapan sistem yang sudah di tetapkan
  • Komitmen Tim dan Manajemen sudah ditunjukkan termasuk komitmen terhadap penyediaan sumber daya

maka langkah berikutnya adalah pengembangan sistem manajemen. Pengembangan sistem Manajemen Lingkungan harus mengacu pada persyaratan standar ISO 14001:2004, sehingga pada akhirnya kalau sistem memenuhi standar ISO 14001:2004 maka dapat dilakukan sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan yang sudah di terapkan.
Untuk dapat mengembangkan sistem manajemen dengan baik maka dibutuhkan bimbingan konsultan yang berpengalaman dalam pengembangan, penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001 di mana langkah awalnya yang harus dilakukan adalah transfer knowladge melalui proses pelatihan. Tujuan dari pelatihan awal ini adalah:
  • Memberikan pengetahuan kepada Tim tentang konsep sistem manajemen lingkungan
  • Memberikan pengertian tentang interpretasi persyaratan ISO 14001:2004
  • Memberikan arahan bagaimana melakukan pengembangan dan penerapan sistem manajemen lingkungan
  • Memberikan arahan tentang sistem dokumentasi Sistem Manajemen lingkungan
  • Memberikan pengertian bagaimana melakukan risk assessment terkait dengan aspek dan dampak lingkungan
Pelatihan diberikan minimal kepada tim Sistem manajemen lingkungan, yang digunakan sebagai bekal awal untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen lingkungan.
Sistem manajemen suatu proses kerja yang ter struktur untuk mencapai tujuan tertentu, sedangkan sistem manajemen lingkungan berdasarkan definisi yang di atur dalam standar ISO 14001;2004 point 3.8 merupakan bagian dari organisasi yang mengelola sistem manajemen nya untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan lingkungan serta mengelola semua aspek lingkungan. Oleh karena itu sistem manajemen lingkungan tidak berwujud, maka untuk mewujudkannya sehingga dan di terapkan dengan baik serta dapat dijaga konsistensinya maka di tuangkan dalam bentuk dokumen.



Struktur dokumentasi sistem manajemen lingkungan dan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 adalah sama atau hampir sama tergantung disain dari masing-masing organisasi. Oleh karena itu Organisasi atau perusahaan yang sudah menerapkan dan sertifikasi ISO 9001:2008 ketika akan menerapkan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004, dapat mempertimbangkan untuk sistem dokumentasi, implementasi serta proses audit dilakukan secara terintegrasi / terpadu. Selain struktur dokumentasi yang sama, juga banyak persyaratan standar ISO 9001;2008 dan Persyaratan ISO 14001:2004 banyak yang dapat diintegrasikan karena memiliki makna dan kebutuhan yang hampir sama.
Beberapa keuntungan untuk melakukan pengembangan dan penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 secara terintegrasi diantaranya:
  • Memudahkan dalam pengembangan dan penerapan sistem manajemen lingkungan, karena mengacu pada sistem manajemen mutu yang terlebih dahulu telah di terapkan dan sertifikasi.
  • Memudahkan dalam pengendalian, pemeliharaan sistem manajemen dimana cukup dengan satu management representative untuk 2 manajemen sistem.
  • Memudahkan dalam pencapaian tujuan perusahaan
  • Efisien dari sisi waktu dan penyediaan sumber daya


Bagaimana integrasi dilakukan?

Integrasi Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 dan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dapat dilakukan mulai dari tingkat kebijakan, objective dan target, Pedoman , Prosedur, Instruksi Kerja dan formulir.


Selain dokumentasi, integrasi juga dilakukan pada saat penerapan, pelaksanaan internal audit, pelaksanaan kajian manajemen, sampai dengan pelaksanaan audit sertifikasi atau survailance dari Badan Sertifikasi. Namun demikian, dalam pengembangan, penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001, kalaupun tidak diintegrasikan dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pun dapat dilakukan dengan berbagai pertimbangan diantaranya:
  1. Tidak mau merubah dokumentasi Sistem Manajemen Mutu yang sudah di  miliki
  2. Penunjukan Management Representative( MR) yang berbeda dengan MR Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan pertimbangan struktur organisasi atau penanggung jawab pelaksanaan.

2.1 Pembuatan Kebijakan Lingkungan, Objective dan Target
Dalam hal pengembangan Sistem Manajemen Lingkungan, maka langkah awal dokumen yang dibuat adalah merumuskan kebijakan perusahaan terkait dengan Lingkungan atau disebut dengan Kebijakan Lingkungan ( Environment Policy). Dengan kebijakan lingkungan di buat, maka akan digunakan sebagai salah satu dasar untuk penyusunan objective dan target , serta Pedoman Lingkungan, Prosedur Sistem Manajemen Lingkungan serta dokumen lain. Menurut standar ISO 14001;2004 clausa 4.2 bahwa Kebijakan Lingkungan harus di buat dan ditetapkan oleh manajemen puncak dalam hal ini Direktur Utama dimana dalam kebijakan tersebut harus:
  • Sesuai dengan sifat, bisnis dan skala organisasi termasuk dampaknya terhadap lingkungan
  • Harus adanya komitmen untuk mencegah terjadinya pencemaran lingkungan serta peningkatan secara terus menerus
  • Harus juga berisi komitmen untuk memenuhi peraturan perundang-undangan yang relevan serta persyaratan lain.
  • Menjadi kerangka untuk menetapkan objective dan target
  • Terdokumentasi, di terapkan dan di pelihara kesesuaiannya
  •  Dikomunikasikan ke seluruh karyawan
  • Tersedia untuk kepentingan umum
Apabila Sistem Manajemen Lingkungan akan di terapkan secara terintrgrasi dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 maka Kebijakan Mutu yang sudah di miliki, tinggal dilakukan revisi dengan menambahkan aspek-aspek lingkungan seperti yang di minta di point a-d, namun bila tidak terintegrasi maka harus di buat Kebijakan Lingkungan yang terpisah dari Kebijakan Mutu yang telah di miliki.
Objective merupakan tujuan atau sasaran perusahaan yang ingin di capai dalam penerapan sistem manajemen lingkungan dalam bentuk target yang terukur. Salah satu dasar penentuan objective dan target adalah Kebijakan Lingkungan yang sudah di buat. Selain itu menurut standar ISO 14001;2004 clausa 4.3.3 dasar penetapan objective dan target adalah pemenuhan terhadap peraturan perundang-undangan, serta aspek lingkungan dari hasil risk assessment yang significant. Objective dan target juga harus di tetapkan di setiap fungsi yang relevan serta di buat program untuk mencapai objective tersebut. Management Representative bersama dengan Tim yang lain yang mewakili seluruh fungsi di Organisasi atau perusahaan menyusun objective dan target serta meminta persetujuan dari dari Direktur Utama. Objective yang di tetapkan selain mengacu pada Kebijakan lingkungan yang telah disusun, juga mempertimbangkan hasil identifikasi dan evaluasi pemenuhan peraturan perundang undangan yang belum terpenuhi serta setelah melakukan Risk assessement ( Identifikasi aspek dan dampak) yang significant. Oleh karena itu penyusunan objective dan target tidak selesai di awal setelah menetapkan kebijakan lingkungan, namun akan di lanjutkan setelah dilakukan identifikasi peraturan perundang-undangan serta indentifikasi aspek dan dampak lingkungan. Dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Organisasi atau perusahaana juga sudah memiliki sasaran mutu ( Quality Objective) sehingga penetapan objective dan target terkait dengan Sistem Manajemen Lingkungan dapat dilakukan secara terintegrasi atau dapat pula terpisah dari Sasaran Mutu yang sudah di miliki.
Untuk mewujudkan dan merealisasikan objective dan target maka Management Representative berkoordinasi dengan seluruh Tim ( Working Group) agar setiap fungsi yang sudah menetapkan objective dan target membuat program yang merupakan rencana kerja untuk mewujudkan objective dan target tersebut. Dalam program yang dibuat harus berisi minimal:
  • Rencana kerja yang akan di lakukan
  • Penangung jawab pelaksanaan
  • Kebutuhan sumber daya untuk merealisasikan rencana kerja
  • Tata waktu pelaksanaan
  • Metode untuk monitoring pelaksanaan bersama frekuensinya

2.2 . Pembuatan Dokumen
Dokumen merupakan referensi untuk melakukan aktivitas yang perupakan perwujudan dari Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004. Dengan adanya dokumen ini banyak manfaat yang diperoleh diantaranya:
  • Memberikan arahan dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan
  • Menjaga konsistensi pelaksanaan pekerjaan
  • Media untuk evaluasi efektivitas sistem serta peningkatan efektivitas sistem
  • Media untuk training karyawan


Struktur dokumentasi Sistem Manajemen Lingkungan terdiri dari 3 level yakni:
Level 1 Pedoman
Level 2 Prosedur
Level 3 Instruksi Kerja , Identifikasi aspek dan dampak lingkungan

 


2.2.1 Pedoman Lingkungan
Pedoman lingkungan merupakan dokumen yang berisi kebijakan srategis perusahaan dalam menjalankan Sistem Manajemen Lingkungan. Dalam pedoman lingkungan ini berisi tentang:
  • Kebijakan lingkungan
  • Objective dan Terget Lingkungan
  • Deskripsi tentang ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Lingkungan
  • Deskripsi tentang bagaimana organisasi memenuhi persyaratan standar ISO 14001;2004 yang diwujudkan dalam kebijakan strategis
  • Struktur organisasi dan Tim
  • Interaksi dengan dokumen lain

Management Representative bertanggung jawab untuk penyusunan Pedoman Lingkungan, dimana dalam penyusunan pedoman harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
  • Persyaratan ISO 14001:2004
  • Kebutuhan klien ataupun masyarakat sekitar serta peraturan perundang-undangan lingkungan yang relevan
  • Kebijakan internal Organisasi atau perusahaan
  • Persyaratan ISO 9001;2008 (apabila Sistem Manajemen lingkungan yang dibangun diintegrasikan dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001;2008).
Strategi penyusunan Pedoman Lingkungan yang paling mudah adalah dengan pendekatan clausa persyaratan ISO 14001:2004. Beberapa kelebihan penyusunan Pedoman Lingkungan dengan pendekatan clausa persyaratan ISO 14001;2004 adalah:
  • Kemudahan untuk memastikan pemenuhan terhadap semua persyaratan yang diminta dalam standar ISO 14001:2004, sehingga tidak persyaratan yang terlewatkan
  • Kemudahan ketika Sistem Manajemen Lingkungan akan di integrasikan dengan sistem manajemen lain misalnya ISO 9001;2008 yang saat ini sudah di terapkan oleh organisasi, atau sistem yang lain seperti Sistem Manajemen Kesehatan Keselamatan Kerja OHSAS 18001:2007.
Apabila Pedoman Lingkungan disusun terinetragsi dengan Sistem Manajemen Mutu maka pedoman tersebut dapat di berikan nama Pedoman Mutu dan Lingkungan atau dapat juga Pedoman Perusahaan yang berisi kebijakan startegis dalam menjalankan Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen Mutu.

2.2.2. Prosedur Lingkungan
Prosedur lingkungan merupakan dokumen yang berisi tentang bagaimana menjalankan kebijakan strategis yang ada dalam Pedoman Lingkungan, yang merupakan proses manajemen dalam Organisasi atau perusahaan. Apabila organsiasi telah menerapkan sistem Manajemen Mutu di mana sudah terdapat banyak prosedur mutu/ Operasi, dan bahkan beberapa prosedur merupakan prosedur pengelolaan lingkungan yang dibutuhkan dalam penerapan Sistem Manjemen Lingkungan seperti;
  1. Prosedur Operasi Pengelolaan Lingkungan
  2. Prosedur Operasi Pemeliharaan Infrastruktur Properti
  3. Prosedur Operasi Kebersihan
  4. Prosedur Operasi Keamanan
  5. Prosedur Operasi Pengendalian Lingkungan Hidup

Di samping itu juga beberapa Prosedur Sistem Manajemen yang tentunya hampir sama dengan yang dibutuhkan untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan seperti:
  1. Prosedur Operasi pengendalian Dokumen
  2. Prosedur Operasi Rapat Tinjauan Manajemen
  3. Prosedur Operasi pengendalian Catatan Mutu
  4. Prosedur Operasi Perbaikan dan pencegahan Ketidaksesuaian dalam Sistem
  5. Prosedur Operasional Internal Audit

Prosedur-prosedur tersebut tentunya akan digunakan dalam pengembangan Sistem Manajemen Lingkungan terutama apabila Sistem Manajemen Lingkungan diintegrasikan dengan Sistem Manajemen Mutu, namun apabila tidak diintegrasikan tentunya dibutuhkan pembuatan prosedur baru, yang bisa jadi masih sama dengan prosedur yang sudah ada tersebut.
Prosedur-prosedur yang di butuhkan untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan berdasarkan persyaratan standar ISO 14001:2004 yang juga merefleksikan kebutuhan untuk menjalankan kebijakan strategis yang ada dalam Pedoman Lingkungan di antaranya:
  1. Prosedur Identifikasi dan evaluasi Aspek Dampak Lingkungan ( clausa: 4.3.1. ISO 14001:2004)
  2. Prosedur Identifikasi, Akses dan Evaluasi pemenuhan Peraturan Perundang-undangan ( clausa : 4.3.2. dan 4.5.2. ISO 14001:2004).
  3. Prosedur Competency Awaness dan Training ( clausa: 4.4.2 ISO 14001:2004)
  4. Prosedur Komunikasi (clausa : 4.4.3. ISO 14001:2004)
  5. Prosedur Pengendalian Operasional Lingkungan( Clausa:4.4.6. ISO 14001:2004)
  6. Prosedur Emergency Respons Plan ( clausa:4.4.7. ISO 14001;2004)
  7. Prosedur Pemantauan dan Pengukuran Lingkungan clausa 4.5.1 ISO 14001:2004)
  8. Prosedur Pengendalian Ketidak sesuaian dan tindakan Perbaikan dan Pencegahan ( Clausa: 4.5.3. ISO 14001:2004)
  9. Prosedur Pengendalian Dokumen (clausa:4.4.5. ISO 14001;2004)
  10. Prosedur Pengendalian Rekaman (clausa : 4.5.4 ISO 14001;2004)
  11. Prosedur Internal Audit (clausa: 4.5.5. ISO 14001:2004)
  12. Prosedur Kajian Manajemen ( clausa: 4.6 ISO 14001;2004)

Dari prosedur tersebut terlihat, banyak prosedur yang dibutuhkan dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan sudah banyak terdapat dalam Prosedur Operasi Sistem Manajemen Mutu yang sudah di jalankan di Organisasi atau perusahaan, sehingga apabila diintegrasikan maka cukup efisien bagi organisasi.

2.2.3. Instruksi Kerja
Instruksi Kerja merupakan dokumen spesifik untuk kegiatan individu atau kelompok kerja tentang kegiatan lingkungan yang kritis yang membutuhkan acuan kerja untuk mencegah ketidak sesuaian. Jadi Instruksi Kerja di buat untuk hanya untuk kegiatan yang kritis saja, dimana kalau tidak ada acuan kerja karyawan dapat melakukan kegiatan spesifik tersebut dengan berbagai metode yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian terhadap pengendalian manajemen lingkungan. Organisasi atau perusahaan terkait dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 sudah menyusun Instruksi Kerja terkait dengan mutu dan lingkungan. Beberapa contoh diantaranya seperti:
  1. Instruksi Kerja pemantauan pengangkutan sampah dan limbah organik
  2. Instruksi Kerja penilaian kebersihan Lingkungan
  3. Instruksi Kerja patroli lingkungan
  4. Instruksi Kerja pencegahan bahaya kebakaran
  5. Instruksi Kerja penanggulangan bahaya kebakaran
  6. Instruksi Kerja pengamanan perbengkelan dan lain-lain
Untuk kebutuhan Instruksi kerja dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan, lebih spesifik dapat di dasarkan dari hasil Identifikasi Aspek dan Dampal Lingkungan dimana Instruksi Kerja dibuat berdasarkan kebutuhan untuk pengendalian atau pencegahan pencemaran lingkungan. Oleh karena itu Instruksi Kerja yang dibutuhkan untuk penerapan sitem manajemen lingkungan sebaiknya terintegrasi dengan Instruksi Kerja yang digunakan untuk Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.


2.2.4. Identifikasi Aspek dan Dampak Lingkungan
Sistem Manajemen Lingkungan merupakan sistem manajemen yang berbasis resiko, dimana sistem ini digunakan untuk mengendalikan resiko lingkungan ( Environtment Risk Management). Oleh karena itu bagian dari tahapan pengembangan sistem maanjemen lingkungan maka organisasi harus melakukan Environtment Risk Assessment atau melakukan Identifikasi Aspek dan Dampak Lingkungan. Agar dapat melakukan secara kosnisten maka perlu di buat prosedur terdokumentasi untuk pelaksanaan Risk Assessment tersebut seperti yang di atur dalam standar ISO 14001:2004 clausa 4.3.1. Berdasarkan Standar ISO 14001:2004 yang dimaksud aspek lingkungan adalah bagian dari organisasi yang dapat berupa aktifitas, produk atau pelayanan yang berinteraksi dengan lingkungan, sebagai contoh:
  • Pengoperasian genset
  • Penggunaan air
  • Penggunaan AC
  • Penggunaan Energi
  • Proses Maintenance
  • Pemakaian bahan B3
Sedangkan dampak lingkungan (environment impact) merupakan segala perubahan yang terjadi pada lingkungan baik merugikan atau menguntungkan, secara keseluruhan atau sebagai hasil dari aspek lingkungan (definisi standar ISO 14001;2004 point 3.7). Contoh dampak lingkungan diantaranya:
  • Pencemaran udara
  • Pencemaran tanah
  • Pencemaran air
  • Menghasilkan limbah B3
  • Menghasilkan limbah Non B3
  • Pengurangan sumber daya alam
  • Ganguan kesehatan / keselamatan
  • Penipisan lapisan ozon

Tim Sistem Manajemen Lingkungan di pimpin oleh Management Representative melakukan assessment aspek dan dampak lingkungan dari seluruh kegiatan , produk/ pelayanan yang dilakukan oleh organisasi baik dalam kondisi normal, tidak normal maupun emergency sesuai dengan ruang lingkup yang di tetapkan. Tim harus menentukan aspek lingkungan yang significant atau tidak significant dengan mempertimbangkan beberapa hal diantaranya:
  • Peluang terjadinya
  • Keseriusan dampak
  • Mekanisme pengendalian yang sudah dijalankan
  • Peraturan atau perundang-undangan yang berlaku dan relevan
  • Teknologi
  • Persyaratan keuangan
  • Perhatian pihak-pihak terkait
Hasil assessment dituangkan oleh tim dalam suatu dokumen yang bisa di sebut Identifikasi dan Evaluasi Aspek Dampak Lingkungan (IEADL). Dari hasil assessment tersebut Tim menentukan mekanisme pengendaliannya dimana pengendalian yang dilakukan mencakup :
  • Eliminasi
  • Substitusi
  • Rekayasa Engineering
  • Pengadaan infrastruktur / alat pelindung diri
  • Pengendalian secara administratif
Sedangkan untuk aspek yang significant dibuat menjadi objective dan target serta program. Dokumen IEADL ini dokumen yang akan selau di perbaharui serta di kaji secara periodik oleh tim terutama jika terjadi:
  • Perubahan produk/ jasa atau kegiatan dan berpengaruh ke lingkungan
  • Terjadi perubahan peraturan perundang-undangan
  • Terjadi incident atau emergency condition yang berpengaruh terhadap lingkungan
  • Terjadi perubahan key person yang berpengaruh ke sistem manajemen lingkungan
  • Keluhan klien, masyarakat sekitar atau pemerintah
Bagi organisasi atau perusahaan belum memiliki dokumen Risk Assessment ini, sehingga pada saat akan menerapakan Sistem Manajemen Lingkungan maka tim harus menyusunnya. Namun demikian bagi organisasi / perusahaan yang telah memiliki dokumen AMDAL, ANDAL serta dokumen Implementasi Rencana Pengelolaan Lingkungan Hidup (RKL) dan Rencana Pemantauan Lingkungan Hidup (RPL) atau dapat UKL, UPL maka dokumen tersebut akan sangat membantu Tim dalam melakukan Risk Assessment untuk menyusun dokumen Identifikasi dan Evaluasi Aspek Dampak Lingkungan (IEADL).


2.2.5 Identifikasi dan Evaluasi pemenuhan Peraturan perundang-undangan 

Sebagai salah satu persyatan yang diminta Sistem Manajemen Lingkungan dalam Standar ISO 14001:2004 clausa 4.3.2 adalah melakukan identifikasi dan mengakses semua peraturan perundang lingkungan yang relevan dan sesuai dengan kegiatan, produk / jasa yang dilakukan oleh Organisasi atau perusahaan. Disamping itu juga dalam clausa 4.5.2 diatur terkait dengan identifikasi dan kepemilikan peraturan perundang-undangan maka Organisasi atau perusahaan maka harus mengevaluasi pemenuhannya. Peraturan perundang-undangan yang terkait dengan lingkungan ada dalam berbagai bentuk yakni:
  • Undang-undan, contoh: Undang-Undang Republik Indonesia No. 32 Tahun 2009, tentang Perlindungan Lingkungan Hidup
  • Peraturan pemerintah, contoh: Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2001 tentang Pengelolaan Kualitas air dan Pengendalian Pencemaran Air
  • Surat Keputusan menteri / Peraturan Menteri, contoh : Kepmen LH No. 45 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Pelaksanaan RKL dan RPL
  • Peraturan Daerah/ Keputusan Gurbernur, contoh: Peraturan Daerah No. 2 tahun 2005 tentang Pengendalian Pencemaran Udara
Semua peraturan perundang-undangan yang relevan dengan lingkungan harus di identifikasi dan di miliki oleh Organisasi atau perusahaan, selanjutnya Tim mengevaluasi pemenuhannya untuk setiap pasal / yang ada dalam peraturan perundangan tersebut di sertai bukti pemenuhannya. Hasil evaluasi di tungkan dalam satu dokumen dan apabila ada pasal/ ayat dari peraturan perundang-undangan dari hasil evaluasi pemenuhan tersebut Organisasi atau perusahaan belum memenuhi maka di buat menjadi Objective dan target serta di buat programnya. Dokumen hasil identifikasi dan evaluasi pemenuhan peraturan perundang-undangan harus selalu di jaga up dating- nya, apabila:
  • Ada penerbitan peraturan perundang-undangan yang baru
  • Ada revisi dari peraturan perundangan
( Pembahasan akan di lanjutkan di bagian 2)
Diposting oleh di
Label:

3 komentar:

Langganan: Posting Komentar (Atom)