IMPLEMENTASI DAN AKRIDITASI ISO 17020 / SNI 19-17020:1999 DI PERUSAHAAN JASA INSPEKSI

Menjadi suatu kebutuhan bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa inspeksi untuk mengembangkan sistem manajemen mutu  baik mengacu pada standar ISO 9001:2008 atau juga ISO/ IEC 17020:1999. Selain tuntutan pelanggan, bahkan juga peraturan perudang-undangan terutama perusahaan inspeksi yang memiliki pelanggan di industri minyak dan gas bumi, juga kebutuhan internal untuk meningkatkan mutu dan kehandalan pelayanan.  Hal ini lah yang menjadi salah satu dasar untuk melakukan transformasi proses bisnisnya, sehingga perusahaan jasa inspeksi mampu memenuhi standar ISO 17020.

Bebagai kelebihan/ manfaat yang diperoleh apabila perusahaan inspeksi menerapkan dan melakukan akriditasi ISO 17020 di antaranya:

1. Memperbaiki sistem jaminan mutu sehingga kehandalan jasa inspeksi dapat di pertangung jawabkan.
2. Memperbaiki proses bisnis, sehingga lebih customer focus  untuk meningkatkan kepuasan pelanggan
3. Mengatur proses kerja yang lebih terdokumentasi sehingga dapat menjaga konsistensi poses
4. Tugas dan tangung jawab yang jelas dan terdokumentasi
5. Memperbaiki citra dan image perusahaan
6. Memperluas marketshare sehingga dapat mendorong pertumbuhan perusahaan

SELAYANG PANDANG  ISO 17020 / SNI 19-17020:1999

ISO / IEC 17020 yang kemudian di adopsi oleh BSN menjadi SNI 19-17020:1999 merupakan standar Internasional yang terkait dengan persyaratan kompetensi untuk melakukan atau memberikan jasa  inspeksi  bagi perusahaan yang bergerak dalam jasa Inspeksi. Implementaasi standar internasional ini bertujuan untuk mendapatkan pengakuan terkait dengan kompetensi untuk memberikan jasa inspeksi yang dilakukan secara independen, kompeten, akurat,  tertelusur, sehingga jasa inspeksi yang diberikan memberikan jaminan akan mutu hasil pekerjaan yang dilakukan.  Pengakuan ini di berikan oleh lembaga akriditasi seperti  KAN  (Komite Akriditasi Nasional), yang merupakn satu-satunya lembaga akriditasi manajemen sistem di Indoensia.  Kompetensi yang di minta oleh standar ISO 17020 yakni mencakup:

1. Metodologi inspeksi
2. Kompetensi Personel
3. Kualifikasi Peralatan
4. Pelaporan dan lain-lain

Cakupan dari penerapan standar ISO 17020 berlaku untuk semua lembaga inspeksi  dengan berbagai parameter inspeksi seperti:

1. Mutu
2. Kuantitas
3. Keamanan
4. Kelayakan
5. Pemenuhan keamanan pabrik
6. Sistem yang beroperasi

Perbedaan ISO 9001:2008 dan ISO 17020

ISO 9001:2008 merupakan standar internasional sistem manajemen mutu yang digunakan secara umum untuk seluruh organisasi, sedangkan ISO / IEC 17020 merupakan standar sistem mutu yang spesifik untuk organisasi yang bergerak dalam jasa inspeksi dengan lebih menekankan pada aspek Technical Competency.

MEMBANGUN DAN MENGIMPLEMENTASIKAN  ISO 17020

Perusahaan jasa inspeksi yang akan membangun dan menerapkan ISO 17020 / SNI 19-17020:1999 perlu melakukan beberapa hal sebagai berikut:

1. Persiapan

Ada berbagai persiapan yang mesti dilakukan oleh perusahaan sebelum kemudian membangun dan menerapkan sistem ini di antaranya:

• Membangun komitmen baik top management maupun seluruh karyawan untuk mau menerapkan ISO 17020
• Menetapkan ruang lingkup penerapan sistem
• Mereview dan atau Memperbaharui aspek legal perusahaan SIUP, TDP
• Mempersiapkan Tim

2. Mengembangkan sistem

Untuk dapat mengembangkan sistem dengan baik, perusahaan jasa inspeksi dapat melakukan secara internal ataupun juga meminta bantuan konsultan yang kompeten. Adapun dalam pengembangan sistem dapat mencakup berbagai kegiatan di antaranya:

• Training interpretasi ISO 17020 serta Teknik dokumentasi 
• Mengembangkan kebijakan, onjective, 
• Mengembangkan Pedoman, Prosedur, Instruksi kerja yang di butuhkan dalam penerapan 

Sistem yang dikembangkan untuk ISO 17020 secara srtuktur dokumentasi  hampir sama denagn Sistem manajemen Mutu ISO 9001:2008, sehingga bagi perusahaan yang sudah menerapkan ISO 9001:2008 akan jauh lebih mudah. 

 Oleh karena itu untuk dapat mengembangkan sisten dengan baik, maka semua tim organisasi harus memahami persyaratan ISO / IEC 17020yang terdiri dari :

a. Persyaratan adminitrasi

Dalam persyaratan ini di atur tentang persyaratan adminitrasi yang harus dipenuhi oleh perusahaan yang akan menerapakan ISO 17020 seperti:

• Berbadan hukum
• Menjelaskan struktur organisasi termasuk posisi jasa inspeksi dalam lembaga tersebut
• Mengatur tentang jaminan asuransi untuk  jasa inspeksi dan lain-lain

b. Peryaratam kemandirian, ketidak berpihakan dan integritas

 Salah satu  yang beda dengan ISO 9001 adalah mengenai persyaratan ini di mana di atur masalah:

• Kemadirian dalam melakukan inspeksi di mana bebas dari tekanan apapun
• Independensi lembaga Inspeksi yang di kategorikan menjadi 3 yakni A, B, C

c. Kerahasiaan Informasi

d. Organisasi dan manajemen

e.Sistem mutu

Dalam persyaratan ini mengatur tentang sistem mutu, seperti hal nya  yang di atur dalam ISO 9001:2008

f.  Personel 

g. Fasilitas dan Peralatan

h. Metode dan Prosedur Inspeksi

i . Penanganan Barang dan Contoh Inspeksi

j.  Rekaman

k. Laporan dan sertifikat Inspeksi

l.  Sub Kontraktor

m. Pengaduaan dan keluhan 

n. Kerjasama Internasional

Setelah seluruh peryaratan di buat sistem dan di tuangkan dalam dokumen, maka langkah berikutnya adalah implementasi.

3. Mengimplementasikan sistem ISO 17020

Tim internal mengimplementasikan seluruh dokumen yang telah di tetapkan  dan di sahkan secara efektif dengan menyediakan bukti implementasi. Dalam implementasi juga harus di lakukan, uji banding atau uji profisiensi,  Internal audit dan Kajian manajemen untuk mengevaluasi efektifitas sistem. Apabila siklus ini telah di lakukan dan semua ketidak sesuaian telah dilakukan perbaikan maka lanfkah berikutnya melakukan pendaftaran akriditasi ke lembaga Komite Akriditasi Nasional ( KAN).

AKRIDITASI ISO 17020/ SNI 19-17020:1999 KE KOMITE AKRIDITASI NASIONAL / KAN

Setelah sistem siap untuk dilakukan akriditasi, di buktikan dengan implementasi sistem secara efektif  maka langkah berikutnya perusahan mengajukan proses akriditasi ke KAN, di mana proses pendaftaran sampai dengan selesai akriditasi  membutuhkan waktu yang tidak sebentar atau sulit untuk di pridiksi ( bisa 6 bulan, atau bahkan lebih dari 6 bulan) tergantung: load dari tim KAN, tingkat kesiapan perusahaan yang mengajukan akriditasi.

Adapun urutan proseske KAN adalah sebagai berikut:

1. Melakukan pendaftaran ke KAN dengan dantang langsung ke KAN dengan membawa:

• Dokumen legalitas perusahaan , termasuk ijin usaha lembaga inspeksi dari BKPM
• Dokumen ISO 17020 yang sudah di buat, serta hasil internal audit dan
• Mengisi formulir permohonan

2. Melakukan pembayaran biaya pendaftaran ke KAN, serta memberikan bukti pembayaran ke KAN
3. Menunggu hasil audit kecukupan /kajian dokumen, penetapan tim dari KAN 
4. Melakukan perbaikan terhadap hasil audit kecukupan
5. Menerima audit lapangan dari tim KAN
6. Melakukan Tindakan perbaikan
7. Menerima sertifikat Akriditasi

Apabila semua proses sudah selesai dan mendapatkan sertifikat sesuai dengan ruang lingkup yang di ajukan, maka langkah berikutnya adalah memelihara sistem selama masa berlaku sertifikat yakni 4 tahun, dimana KAN akan melakukan audit pengawasan secara periodik minimum 2 tahun sekali.  Di tengah perjalanan, apabila perusahaan akan mengajukan perluasan ruang lingkup maka dapat di ajukan ke KAN.

SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN 14001(2)

TAHAPAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN ISO 14001:2004

Bagian 2

TAHAP 3. PENERAPAN

1. Sosialisasi Dokumen

Sebagai langkah awal untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001;2004, maka seluruh dokumen sistem manajemen lingkungan yang sudah di setujui di distribusikan ke semua pengguna dokumen serta harus dilakukan sosialisasi. Management Representative mengkoordinasi pelaksanaan sosialisasi bekerja sama dengan Departemen HRD. Program sosialisasi di rancang untuk semua karyawan  mulai dari level manajemen puncak sampai dengan seluruh karyawan. Sosialisasi juga dilakukan ke pihak eksternal yang terkait pengelolaan lingkungan dengan Organisasi atau perusahaan diantaranya:

•  Suplier dan sub contractor
•  Pelanggan
•  Tamu
•  Jika diperlukan masyarakat sekitar

  

Tujuan dari sosialisasi adalah:

• Memastikan semua pihak terkait memahami tugas dan tanggung jawabnya dalam penerapan, pemeliharaan Sistem manajemen Lingkungan
• Semua pihak terkait mampu menjalankan sistem secara efektif untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaan sistem.
• Meningkatkan kesadaran semua karyawan dan pihak pihak terkait untuk menjalankan sistem manajemen lingkungan
• Mengajak semua orang untuk berkontribusi, berkomitmen dan mendukung penerapan Sistem Manajemen Lingkungan

Program sosialisasi dapat dilakukan melalui: Pelatihan, Brosur, Briefing, Meeting, News latter dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.

2. Penerapan Sistem

Seperti halnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Sistem Manajemen Lingkungan untuk bisa mencapai tujuan perusahaan maka juga harus di implementasikan. Management Representative bersama working group mengkoordinasi penerapan sistem pada setiap fungsi relevan. Penerapan sistem di lakukan serentak di setiap fungsi di buktikan dengan rekaman serta praktek pelaksanaan baik itu Pedoman, Kebijakan, Objective dan target, Prosedur, Instruksi Kerja dan lain-lain.

Bukti bahwa Pedoman Lingkungan sudah diimplementasikan maka minimal kebijakan- kebijakan strategis tentang manajemen lingkungan di pahami dan di mengerti minimal tingkat Kepala Departemen, dan tentunya dilaksanakan. Sedangkan bukti objektif bahwa Kebijakan Lingkungan sudah diimplementasikan adalah Kebijakan itu telah dikomunikasikan ke semua karyawan, di pahami dan di mengerti oleh semua karyawan serta pihak-pihak yang terkait seperti: supplier, Sub kontraktor , pelanggan dan bahkan masyarakat sekitar. Bukti objektif bahwa Objective dan target sudah diimplementasikan ditunjukan dengan program yang sudah di jalankan sesuai dengan tata waktu yang ditetapkan serta pencapaian target sudah dilakukan monitoring dan evaluasi. Bukti objektif bahwa prosedur sudah di implementasikan adalah proses manajemen sudah dijalankan sesuai dengan prosedur dibuktikan dengan rekaman/ catatan penerpannya, demikian juga dengan Instruksi kerja. Sedangkan untuk Prosedur Tanggap Darurat harus sudah dibuktikan dengan dilakukannya simulasi terhadap prosedur tersebut.

Masing-masing kepala suatu fungsi adalah penanggung jawab utama dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan yang di bantu oleh working group serta di pastikan efektivitas oleh Management Representative. Management Representative melaporkan efektivitas penerapan ke Direktur Utama, termasuk kendala yang dihadapi. Untuk Kebutuhan sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 maka penerapan sistem yang dibuktikan dengan data/ rekaman minimal 3 bulan, dengan ditunjukan bukti hasil Internal audit serta hasil kajian manajemen. Hal tersebut harus dipastikan oleh Mangement Representative.

TAHAP 4. MONITORING DAN EVALUASI

Sistem Manajemen yang diimplementasikan, untuk mengetahui sejauh mana efektivitas maka diperlukan monitoring dan evaluasi. Kegiatan Monitoring dan evaluasi yang dilakukan mencakup:

1. Internal Audit

Salah satu proses internal yang digunakan untuk mengevaluasi efektifitas sistem manajemen lingkungan adalah internal audit seperti diatur dalam standar ISO 14001:clausa 4.5.5. Internal audit merupakan proses sistematis dan independen untuk mengevaluasi sejauh mana efektivitas sudah di jalankan dengan mengevaluasi bukti objektif yang dimiliki. Proses sistematis yang berarti proses internal audit di atur dalam suatu prosedur terdokumentasi, yang kemudian dijalankan oleh suatu tim independen dan kompeten, terprogram dan terjadual untuk setiap periode tertentu. Internal audit ini dilakukan oleh Tim Internal yang independen yang berarti auditor tidak boleh mengaudit pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan yang menjadi tanggung jawabnya. Sedangkan kompeten berarti seorang auditor internal harus mampu melakukan audit , dengan mengetahui teknik audit, mengerti sistem manajemen lingkungan serta mengetahui proses yang di audit. Oleh karena itu seorang auditor internal harus mendapat pelatihan auditor internal dari trainer yang kompeten. Selain persyaratan ISO 14001:2004 clausa 4.5.5 acuan detail pelaksanaan audit internal sistem manajemen lingkungan dapat menggunakan ISO 19011.

Penanggung jawab pelaksanaan audit internal Sistem Manajemen Lingkungan adalah Management representative, yang dapat di bantu dengan Lead Auditor dalam pelaksanaannya. Tugas tanggung jawab seorang lead auditor adalah:

1. Bersama MR menyusun program audit serta jadual audit
2. Menunjuk dan mengatur Tim Auditor
3. Memimpin pelaksanaan audit internal mulai dari Opening meeting, pelaksanaan audit, sampai dengan closing meeting.
4. Membuat laporan audit

 

Hasil pelaksanaan audit dapat dikategorikan ke dalam 2 temuan yakni positive finding dan negative finding. Positif finding berarti kesesuaian sistem dalam penerapannya sedangkan negative finding merupan temuan yang merupakan ketidaksesuaian sistem. Kedua kategori temuan tersebut sebaiknya di sampaikan, baik ke auditee maupun ke manajemen. Tangung jawab untuk menindak lanjuti temuan audit adalah auditee, sedangkan auditor melaporkan temuan secara objective serta melakukan verifikasi tindak lanjut temuan negative yang dilakukan auditee.

Oleh karena Organisasi atau perusahaan sudah menerapakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang secara periodik juga melakukan internal audit , maka akan jauh lebih efisien jika pelaksanaan internal audit sistem manajemen lingkungan dapat dilakukan secara terintegrasi dengan pelaksanaan audit inter sistem manajemen mutu. Apabila dilakukan secara terintegrasi maka yang paling penting adalah kompetensi auditornya.

2 Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Lingkungan

Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 harus di monitoring kinerjanya, apakah mencapai tujuan atau tidak. Tujuan penerapan Sistem Manajemen Lingkungan adalah bagaimana Organisasi atau perusahaana dapat mencegah atau mengurangi terjadinya pencemaran lingkungan akibat kegiatan, produk atau jasa yang dihasilkan. Oleh karena itu kinerja dapat dilihat dari sejauh mana pelaksanaan dan pencapaian objective dan target PT Kawasan Beriket Nusantara, serta sejauh mana pemenuhan kinerja lingkungan melalui pemeriksaan parameter lingkungan melalui pengujian laboratorium baik dilakukan secara internal maupun eksternal. Management Representative mengkoordinasi pelaporan pencapaian objective target dari setiap fungsi secara periodik, serta melaporkannya ke Direktur Utama. Kepala Departemen di Organisasi atau perusahaana berkewajiban melaporkan pencapaian objective target ke Management Representative secara periodik.

Kinerja lingkungan ini digunakan sebagai indikator sejauh mana efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan di organisasi. Management Representative bertangung jawab melaporkan kinerja tersebut ke Direktur Utama secara periodik melalui Rapat Kajian Manajemen.

3. Kajian Manajemen

Seluruh standar Sistem manajemen yang diterbitkan oleh ISO, selalu mensyaratakan adanya kajian manajemen sebagai salah satu kegiatan untuk mengali dan mendorong improvement. Dalam Standar ISO 14001:2004 pelaksanaan kajian manjemen di atur dalam clausa 4.6 dimana tangung jawab pelaksanaanya ada di bawah Direktur Utama. Management Representative berkewajiban untuk mengkoordinasi pelaksanaanya, serta melaporkan kinerja Sistem Manajemen Lingkungan dalam forum kajian manajemen.

Pelaksanaan Kajian Manajemen dilakukan secara periodik, yang diatur dalam suatu prosedur dimana secara umum dilakukan setiap 6 bulan. Apabila organisasi sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu, maka pelaksanaan Kajian Manajemen dapat dilakukan secara terintegrasi dalam satu waktu. Adapun agenda yang dibahas dalam pelaksanaan kajian manajemen diantaranya:

1. Hasil internal dan eksternal audit serta hasil evaluasi pemenuhan terhadap peraturan perundang-undangan
2. Hasil komunikasi baik internal maupun eksternal termasuk keluhan terkait dengan lingkungan.
3. Kinerja lingkungan
4. Pencapaian objective dan target
5. Status pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan
6. Tindak lanjut dari hasil kajian manajemen sebelumnya
7. Perubahan yang berdampak terhadap Sistem Manajemen Lingkungan
8. Rekomendasi perbaikan

Hasil kajian manajemen harus berupa peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan, penyediaan sumber daya, kemungkinan perubahan terhadap kebijakan, serta objective dan target yang semuanya di tuangkan dalam notulen meeting.

TAHAP 5. PROSES SERTIFIKASI

1. Pemilihan Badan Sertifikasi

Apabila Sistem Manajemen Lingkungan sudah dijalankan secara efektif di buktikan dengan hasil internal audit dan kajian manajemen, maka saatnya Management Representative untuk melakukan pemilihan Badan Sertifikasi. Badan sertifikasi merupakan suatu lembaga baik bersifat nasional ataupun internasional yang memiliki kompetensi dan kualifikasi untuk melakukan audit sertifikasi terhadap sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004. Pemilihan badan sertifikasi tergantung kebutuhan Organisasi atau perusahaan karena di Indonesia terdapat banyak lembaga/ badan sertifikasi baik yang bersifat Nasional maupun Internasional.

2. Initial Audit

Sesuai dengan guide line ISO, bahwa Sistem Manajemen berbasis resiko seperti halnya Sistem Manajemen lingkungan ISO 14001:2004 wajib dilakukan initial audit sebelum dilakukan main audit/ certification audit dari badan sertifikasi. Tujuan dari initial audit adalah:

• Untuk mengetahui kesiapan untuk dilaksanakan main audit
• Untuk memastikan ruang lingkup pelaksanaan audit

Sebelum dilaksanakan initial audit, maka badan sertifikasi meminta untuk di kirimkan dokumen Sistem Manajemen Lingkungan untuk dilakukan desk study. Dokumen yang di kirim tersebut mencakup Pedoman, Kebijakan, Objective dan target, serta prosedur.

3. Main Audit/ Certification Audit

Main audit merupakan audit tahap penentuan untuk menentukan apakah Organisasi atau perusahaana dapat memenuhi seluruh persyaratan ISO 14001;2004 sehingga pada akhir sesion audit dapat direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat atau tidak. Proses audit dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi yang ada di Organisasi atau perusahaana. Audit sertifikasi dapat dinyatakan lulus / direkomendasikan mendapat sertifikat apabila tidak ada temuan yang bersifat major. Sedangkan apabila temuan minor maka akan direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat, namun semu temuan minor sudah harus dibuatkan rencana tindakan perbaikan dan pencegahan dan di kirim ke badan sertifikasi. Namun apabila ada temuan major maka, perlu dilakukan audit ulang dari badan sertifikasi yang di tunjuk, terutama untuk temuan major saja. Masa berlaku sertifikat ISO 14001:2004 selama 3 tahun dan setiap 6 atau 12 bulan sekali akan dilakukan survailance audit.

TAHAP 6. PEMELIHARAAN DAN PENINGKATAN

1. Survailance Audit

Sertifikat ISO 14001:2004 berlaku selama 3 tahun dan setiap 6 atau 12 sekali akan dilakukan audit survailance secara periodik dari badan sertifikasi. Tujuan dari audit survailance adalah:

• Memastikan apakah sistem manajemen lingkungan masih di implementasikan secara konsisten
• Menggali peluang improvement terhadap sistem yang sudah dijalankan

Berbeda dengan audit sertifikasi dimana proses audit dilakukan secara menyeluruh, maka survailance audit hanya dilakukan secara partial dengan berbagai pertimbangan, diantaranya :

• Proses yang kritis terhadap lingkungan
• Area yang banyak temuan audit pada periode sebelumnya

Apa yang harus di persiapkan oleh Organisasi atau perusahaan pada saat menjelang audit survailance:

1. Sistem Manajemen Lingkungan harus diimplementasikan secara konsisten
2. Objective dan Target serta program dilaksanakan serta dilakukan pemantauan dan pengukuran pencapaian secara efektif
3. Internal audit sudah dijalankan
4. Kajian manajemen juga sudah di jalankan

Apabila organisasi sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001;2008, maka proses survailance audit dapat dilakukan secara terintegrasi dengan Sistem Manajemen Lingkungan.

2. Re- annual

Masa berlaku sertifikat ISO 14001:2004 hanya 3 tahun, dimana setiap 6 atau 12 bulan dilakukan survailance audit, maka pada tahun ketiga untuk memperpanjang masa berlaku sertifikat dapat dilakukan Re annual audit. Proses re-annual audit, akan sama dengan main audit/ certification audit dimana audit akan dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi.

Selesai. 

SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN 14001 (1)

TAHAPAN PENERAPAN

SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN

ISO 14001

(Bagian 1)

Sebagai upaya mewujudkan organisasi / perusahaan yang ramah lingkungan atau peduli dengan lingkungan maka dibutuhkan upaya nyata untuk melakukan hal tersebut melalui suatu sistem pengelolaan / manajemen lingkungan yang handal, efektif, terdokumentasi, serta mendorong untuk selalu dilakukan peningkatan seperti halnya penerapan Sistem Manajemen Lingkungan mengacu pada standar ISO 14001;2004. Hal ini perlu dukungan dari semua pihak, baik manajemen, karyawan serta semua pihak yang terkait. ISO 14001 sebagai referensi untuk menjalankan sistem manajemen lingkungan merupakan standar internasional yang di terbitkan oleh ISO “ International Standards for Organitation” dimana prinsip dasar nya adalah “control” terhadap semua aspek yang dapat berdampak negatif terhadap lingkungan. Ada berbagai tahapan untuk dapat mengembangkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan efektifitas sistem diantaranya:

Tahap 1: Persiapan

Tahap 1: Pengembangan

Tahap 3: Penerapan

Tahap 4: Evaluasi dan Monitoring

Tahap 5: Sertifikasi

Tahap 6: Pemeliharaan dan Improvement

TAHAP 1. PERSIAPAN

Sebagai langkah awal untuk pengembangan, penerapan, sistem manajemen lingkungan adalah persiapan. Dalam persiapan ada beberapa hal yang dilakukan, diantaranya:

1.1 Pembentukan Tim

Organisasi atau perusahaan ketika akan mengembangkan, menerapkan sistem manajemen lingkungan, maka sebagai langkah awal Manajemen Puncak dalam hal ini Direktur Utama harus menunjuk Tim yang berperan dalam pengembangan, penerapan, pemeliharaan dan peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan. Seperti yang di atur dalam persyaratan ISO 14001:2004 clausa 4.4.1 Tim yang dibentuk ini di ketuai oleh seseorang yang di sebut Management Representative .

Adapun tugas, tangung jawab dari Tim Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 diataranya:

1.1.1 Manajemen Puncak:

Manajemen Puncak merupakan pimpinan tertinggi di Organisasi atau perusahaan, yang dapat berupa Board of Director atau cukup Direktur Utama dengan tugas, tangung jawab:

• Memberikan arahan, motivasi kepada seluruh tim dan karyawan pentingnya untuk menerapkan sistem manajemen lingkungan
• Menetapkan visi, misi dan kebijakan lingkungan serta komitmen untuk beroperasi dengan menekan dampak negative pada lingkungan
• Memenuhi semua kebutuhan sumber saya yang dibutuhkan untuk mengembangkan, menerapkan, memelihara, dan meningkatkan efektifitas sistem manajemen lingkungan
• Menetapan sasaran dan target, serta memastikan pelaksanaan dan pencapaian dan sasaran dan target tersebut.
• Memastikan semua peraturan yang terkait dengan lingkungan telah di identifikasi, akses serta di penuhi untuk efektifitas penerapan sistem manajemen lingkungan
• Memastikan sistem manajemen lingkungan, telah di kembangkan, di terapkan, dan di pelihara efektifitasnya

1.1.2 Management Representative (MR)

Selajutnya Manajemen Puncak menunjuk seorang Management Representative dimana dengan kemampuan yang dimiliki ditunjuk sebagai pemimpin tim sistem manajemen lingkungan dengan tugas tanggung jawab sebagai berikut;

• Memimpin tim untuk pengembangan, penerapan, pemeliharaan dan peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan
• Melaporkan kinerja sistem manajemen lingkungan ke Manajemen puncak secara periodik
• Memastikan dokumentasi sistem manajemen lingkungan dilakukan secara efektif, sesuai dengan persyaratan ISO 14001
• Memastikan semua aspek dan dampak di identifikasi, di analisis di dokumentasikan dan di up date secara periodik
• Memastikan penerapan sistem manajemen lingkungan di lakukan pada semua semua fungsi yang relevan
• Membuat program audit, mengkoordinasi pelaksanaan internal audit
• Mengkoordinasi pelaksanaan kajian manajemen
• Berkomunikasi dengan badan sertifikasi untuk pelaksanaan audit ataupun surveylance audit

1.1.3 Document Controler (DC)

Management Representative di bantu dengan Document Controler yang merupakan personel yang ditunjuk dengan tugas tanggung jawab:

• Membantu MR dan Working Group dalam melakukan dokumentasi sistem manajemen lingkungan
• Dengan persetujuan MR mengendalikan seluruh dokumen sistem manajemen lingkungan
• Melakukan adminitrasi dan fileing seluruh kegiatan management representative
• Menyiapkan data untuk kebutuhan kajian manajemen
• Memyimpan rekaman sistem manajemen lingkungan dan melakukan pemusnahan record yang menjadi tanggung jawab MR setelah masa retensi sudah habis

1.1.4 Working Group

Selain Document Controler, Management Representative juga dibantu oleh kelompok kerja (Working Group) yang merupakan tim yang di ambil mewakili masing-masing fungsi yang ada di Organisasi atau perusahaan. Adapun tugas, tangung jawab working group antara lain:

• Mewakili fungsinya untuk melakukan pengembangan, penerapan, dan pemeliharaan sistem manajemen lingkungan
• Membantu MR dalam melakukan sosialisasi untuk kebutuhan penerapan sistem manajemen lingkungan
• Mengidentifikasi permasalahan yang timbul dan mencari solusi yang efektif
• Mengidentifikasi kebutuhan untuk peningkatan efektifitas penerapan sistem manajemen lingkungan
• Melakukan monitoring kinerja sistem manajemen lingkungan dan melaporkan ke MR

1.1.5 Auditor Internal Sistem Manajemen Lingkungan

Sistem Manajemen Lingkungan yang dikembangkan secara periodik harus dilakukan evaluasi efektifitas penerpannya. Salah satu mekanisme evaluasi yang diwajibkan oleh standar ISO 14001 adalah dengan melakukan audit Internal. Untuk dapat melakukan audit internal secara efektif maka harus memiliki Tim Auditor Internal yang kompeten dan independent. Tim Auditor internal inilah yang merupakan personel yang telah memiliki kualifikasi sebagai auditor internal, yang memiliki kemampuan untuk melakukan audit serta memahami proses yang audit. Adapun tugas tanggung jawab:

• Melakukan audit sistem manajemen lingkungan secara profesional, independen
• Membuat laporan formal hasil audit internal
• Melakukan verifikasi tindak lanjut dari temuan audit
• Melaporkan hasil verifikasi tindak lanjut hasil audit internal

1.2 Pembentukan Komitmen

Apabila Manajemen Puncak sudah menetapkan Tim Sistem Manajemen Lingkungan, maka bagian dari persiapan adalah dengan menumbuhkan komitmen tim maupun seluruh karyawan Organisasi atau perusahaan. Komitmen ini memegang peranan yang sangat penting dalam menjamin kesuksesan pengembangan, penerapan dan pemeliharaan efektifitas sistem manajemen lingkungan. Ada berbagai langkah yang dapat dilakukan untuk menumbuhkan komitmen baik untuk tim maupun karyawan diantaranya:

1. Tim dan karyawan harus mengetahui maksud dan tujuan dari penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001
2. Proses sosialisasi yang intensif dan masif bagi seluruh karyawan
3. Menunjuk tim dalam suatu Surat Keputusan yang sekaligus diberikan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab sebagai Tim.
4. Komunikasi yang efektif antara Manajemen Puncak, Tim dan Seluruh karyawan
5. Reward and punishment system

Di samping komitmen Tim dan Karyawan, tak kalah penting juga komitmen dari Manajemen Puncak terutama terkait dengan penyediaan sumber daya. Berbagai sumber daya yang dibutuhkan di antaranya:

1. Penyediaan pra sarana yang memadai sehingga semua aspek yang berdampak negatif ke lingkungan dapat dikendalikan dengan baik dan efektif.
2. Penyediaan sarana dan prasarana yang memadai untuk mencegah atau mengurangi timbulkan pencemaran lingkungan
3. Penyediaan waktu, jumlah karyawan dengan tingkat pengetahuan dan kompetensi yang memadai untuk menjamin efektifitas penerapan sistem manajemen lingkungan
4. Penyediaan sumber daya untuk memenuhi semua peraturan perundang-undangan yang berlaku yang terkait dengan lingkungan
5. Semua kebutuhan yang diperlukan untuk meningkatkan efektifitas penerapan, pemeliharaan dan peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan.

1.3 Penetapan Ruang lingkup

Penetapan ruang Lingkup penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 di Organisasi atau perusahaan dilakukan di awal sebelum dilakukan pengembangan. Organisasi atau perusahaan , ketika mengembangkan, menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan harus menetapkan ruang lingkup sistem nya, apakah sistem yang dibangun mencakup semua area atau akan membuat skala prioritas. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan apakah pengembangan dan penerapan sistem akan dilakukan mencakup seluruh area atau dilakukan secara parsial diantarannya:

1. Kesiapan infrastruktur untuk mengendalikan atau mencegah dampak negatif lingkungan dari kegiatan untuk setiap area
2. Kesiapan Tim dan karyawan dalam menerapkan sistem manajemen lingkungan
3. Ketersediaan anggaran untuk memenuhi kebutuhan pemenuhan persyaratan baik infrastruktur maupun peraturan perundang-undangan terkait dengan lingkungan yang relevan
4. Tingkat dampak lingkungan sebagai efek samping kegiatan yang dilaksanakan di masing-masing area/ proses.
5. Tuntutan dari pihak-pihak terkait

1.4 Penyediaan Sumber daya

Dalam menerapkan suatu sistem manajemen, apalagi sistem manajemen lingkungan maka tidak akan terlepas dari kebutuhan sumber daya, di mana sumber daya ini menjadi penggerak untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan. Tanpa ketersediaan sumber daya yang memadai, maka penerapan sistem manajemen ini dapat menjadi kurang efektif atau bahkan sulit untuk dilaksanakan. Adapun sumber daya di harus di persiapan untuk kebutuhan penerapan sistem manajemen lingkungan seperti yang di atur dengan Persyaratan ISO 14001;2004 clausa 4.4.1 mencakup di ataranya:

• Sumber daya manusia termasuk kemampuan spesifik yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan
• Infrastruktur yang dibutuhkan untuk mengendalikan dan mengurangi dampak negatif dari kegiatan yang dilakukan oleh Organisasi atau perusahaan
• Teknologi yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif pencemaran lingkungan
• Keuangan yang dibutuhkan untuk membiayai seluruh kegiatan untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan

TAHAP 2: PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN

Apabila persiapan untuk pengembangan sistem manajemen lingkungan sudah cukup dengan, indikator:

• Terbentuknya tim ISO 14001 dengan di pimpin oleh Management Representative yang di kuatkan dalam bentuk surat keputusan oleh Direktur Utama
• Ruang lingkup penerapan sistem yang sudah di tetapkan
• Komitmen Tim dan Manajemen sudah ditunjukkan termasuk komitmen terhadap penyediaan sumber daya

maka langkah berikutnya adalah pengembangan sistem manajemen. Pengembangan sistem Manajemen Lingkungan harus mengacu pada persyaratan standar ISO 14001:2004, sehingga pada akhirnya kalau sistem memenuhi standar ISO 14001:2004 maka dapat dilakukan sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan yang sudah di terapkan.
Untuk dapat mengembangkan sistem manajemen dengan baik maka dibutuhkan bimbingan konsultan yang berpengalaman dalam pengembangan, penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001 di mana langkah awalnya yang harus dilakukan adalah transfer knowladge melalui proses pelatihan. Tujuan dari pelatihan awal ini adalah:

• Memberikan pengetahuan kepada Tim tentang konsep sistem manajemen lingkungan
• Memberikan pengertian tentang interpretasi persyaratan ISO 14001:2004
• Memberikan arahan bagaimana melakukan pengembangan dan penerapan sistem manajemen lingkungan
• Memberikan arahan tentang sistem dokumentasi Sistem Manajemen lingkungan
• Memberikan pengertian bagaimana melakukan risk assessment terkait dengan aspek dan dampak lingkungan

Pelatihan diberikan minimal kepada tim Sistem manajemen lingkungan, yang digunakan sebagai bekal awal untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen lingkungan.

Sistem manajemen suatu proses kerja yang ter struktur untuk mencapai tujuan tertentu, sedangkan sistem manajemen lingkungan berdasarkan definisi yang di atur dalam standar ISO 14001;2004 point 3.8 merupakan bagian dari organisasi yang mengelola sistem manajemen nya untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan lingkungan serta mengelola semua aspek lingkungan. Oleh karena itu sistem manajemen lingkungan tidak berwujud, maka untuk mewujudkannya sehingga dan di terapkan dengan baik serta dapat dijaga konsistensinya maka di tuangkan dalam bentuk dokumen.

Struktur dokumentasi sistem manajemen lingkungan dan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 adalah sama atau hampir sama tergantung disain dari masing-masing organisasi. Oleh karena itu Organisasi atau perusahaan yang sudah menerapkan dan sertifikasi ISO 9001:2008 ketika akan menerapkan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004, dapat mempertimbangkan untuk sistem dokumentasi, implementasi serta proses audit dilakukan secara terintegrasi / terpadu. Selain struktur dokumentasi yang sama, juga banyak persyaratan standar ISO 9001;2008 dan Persyaratan ISO 14001:2004 banyak yang dapat diintegrasikan karena memiliki makna dan kebutuhan yang hampir sama.

Beberapa keuntungan untuk melakukan pengembangan dan penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 secara terintegrasi diantaranya:

• Memudahkan dalam pengembangan dan penerapan sistem manajemen lingkungan, karena mengacu pada sistem manajemen mutu yang terlebih dahulu telah di terapkan dan sertifikasi.
• Memudahkan dalam pengendalian, pemeliharaan sistem manajemen dimana cukup dengan satu management representative untuk 2 manajemen sistem.
• Memudahkan dalam pencapaian tujuan perusahaan
• Efisien dari sisi waktu dan penyediaan sumber daya

Bagaimana integrasi dilakukan?

Integrasi Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 dan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dapat dilakukan mulai dari tingkat kebijakan, objective dan target, Pedoman , Prosedur, Instruksi Kerja dan formulir.

Selain dokumentasi, integrasi juga dilakukan pada saat penerapan, pelaksanaan internal audit, pelaksanaan kajian manajemen, sampai dengan pelaksanaan audit sertifikasi atau survailance dari Badan Sertifikasi. Namun demikian, dalam pengembangan, penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001, kalaupun tidak diintegrasikan dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pun dapat dilakukan dengan berbagai pertimbangan diantaranya:

1. Tidak mau merubah dokumentasi Sistem Manajemen Mutu yang sudah di  miliki
2. Penunjukan Management Representative( MR) yang berbeda dengan MR Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan pertimbangan struktur organisasi atau penanggung jawab pelaksanaan.

2.1 Pembuatan Kebijakan Lingkungan, Objective dan Target

Dalam hal pengembangan Sistem Manajemen Lingkungan, maka langkah awal dokumen yang dibuat adalah merumuskan kebijakan perusahaan terkait dengan Lingkungan atau disebut dengan Kebijakan Lingkungan ( Environment Policy). Dengan kebijakan lingkungan di buat, maka akan digunakan sebagai salah satu dasar untuk penyusunan objective dan target , serta Pedoman Lingkungan, Prosedur Sistem Manajemen Lingkungan serta dokumen lain. Menurut standar ISO 14001;2004 clausa 4.2 bahwa Kebijakan Lingkungan harus di buat dan ditetapkan oleh manajemen puncak dalam hal ini Direktur Utama dimana dalam kebijakan tersebut harus:

• Sesuai dengan sifat, bisnis dan skala organisasi termasuk dampaknya terhadap lingkungan
• Harus adanya komitmen untuk mencegah terjadinya pencemaran lingkungan serta peningkatan secara terus menerus
• Harus juga berisi komitmen untuk memenuhi peraturan perundang-undangan yang relevan serta persyaratan lain.
• Menjadi kerangka untuk menetapkan objective dan target
• Terdokumentasi, di terapkan dan di pelihara kesesuaiannya
•  Dikomunikasikan ke seluruh karyawan
• Tersedia untuk kepentingan umum

Apabila Sistem Manajemen Lingkungan akan di terapkan secara terintrgrasi dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 maka Kebijakan Mutu yang sudah di miliki, tinggal dilakukan revisi dengan menambahkan aspek-aspek lingkungan seperti yang di minta di point a-d, namun bila tidak terintegrasi maka harus di buat Kebijakan Lingkungan yang terpisah dari Kebijakan Mutu yang telah di miliki.

Objective merupakan tujuan atau sasaran perusahaan yang ingin di capai dalam penerapan sistem manajemen lingkungan dalam bentuk target yang terukur. Salah satu dasar penentuan objective dan target adalah Kebijakan Lingkungan yang sudah di buat. Selain itu menurut standar ISO 14001;2004 clausa 4.3.3 dasar penetapan objective dan target adalah pemenuhan terhadap peraturan perundang-undangan, serta aspek lingkungan dari hasil risk assessment yang significant. Objective dan target juga harus di tetapkan di setiap fungsi yang relevan serta di buat program untuk mencapai objective tersebut. Management Representative bersama dengan Tim yang lain yang mewakili seluruh fungsi di Organisasi atau perusahaan menyusun objective dan target serta meminta persetujuan dari dari Direktur Utama. Objective yang di tetapkan selain mengacu pada Kebijakan lingkungan yang telah disusun, juga mempertimbangkan hasil identifikasi dan evaluasi pemenuhan peraturan perundang undangan yang belum terpenuhi serta setelah melakukan Risk assessement ( Identifikasi aspek dan dampak) yang significant. Oleh karena itu penyusunan objective dan target tidak selesai di awal setelah menetapkan kebijakan lingkungan, namun akan di lanjutkan setelah dilakukan identifikasi peraturan perundang-undangan serta indentifikasi aspek dan dampak lingkungan. Dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Organisasi atau perusahaana juga sudah memiliki sasaran mutu ( Quality Objective) sehingga penetapan objective dan target terkait dengan Sistem Manajemen Lingkungan dapat dilakukan secara terintegrasi atau dapat pula terpisah dari Sasaran Mutu yang sudah di miliki.

Untuk mewujudkan dan merealisasikan objective dan target maka Management Representative berkoordinasi dengan seluruh Tim ( Working Group) agar setiap fungsi yang sudah menetapkan objective dan target membuat program yang merupakan rencana kerja untuk mewujudkan objective dan target tersebut. Dalam program yang dibuat harus berisi minimal:

• Rencana kerja yang akan di lakukan
• Penangung jawab pelaksanaan
• Kebutuhan sumber daya untuk merealisasikan rencana kerja
• Tata waktu pelaksanaan
• Metode untuk monitoring pelaksanaan bersama frekuensinya

2.2 . Pembuatan Dokumen

Dokumen merupakan referensi untuk melakukan aktivitas yang perupakan perwujudan dari Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004. Dengan adanya dokumen ini banyak manfaat yang diperoleh diantaranya:

• Memberikan arahan dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan
• Menjaga konsistensi pelaksanaan pekerjaan
• Media untuk evaluasi efektivitas sistem serta peningkatan efektivitas sistem
• Media untuk training karyawan

Struktur dokumentasi Sistem Manajemen Lingkungan terdiri dari 3 level yakni:

Level 1 Pedoman

Level 2 Prosedur

Level 3 Instruksi Kerja , Identifikasi aspek dan dampak lingkungan

 

2.2.1 Pedoman Lingkungan

Pedoman lingkungan merupakan dokumen yang berisi kebijakan srategis perusahaan dalam menjalankan Sistem Manajemen Lingkungan. Dalam pedoman lingkungan ini berisi tentang:

• Kebijakan lingkungan
• Objective dan Terget Lingkungan
• Deskripsi tentang ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Lingkungan
• Deskripsi tentang bagaimana organisasi memenuhi persyaratan standar ISO 14001;2004 yang diwujudkan dalam kebijakan strategis
• Struktur organisasi dan Tim
• Interaksi dengan dokumen lain

Management Representative bertanggung jawab untuk penyusunan Pedoman Lingkungan, dimana dalam penyusunan pedoman harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

• Persyaratan ISO 14001:2004
• Kebutuhan klien ataupun masyarakat sekitar serta peraturan perundang-undangan lingkungan yang relevan
• Kebijakan internal Organisasi atau perusahaan
• Persyaratan ISO 9001;2008 (apabila Sistem Manajemen lingkungan yang dibangun diintegrasikan dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001;2008).

Strategi penyusunan Pedoman Lingkungan yang paling mudah adalah dengan pendekatan clausa persyaratan ISO 14001:2004. Beberapa kelebihan penyusunan Pedoman Lingkungan dengan pendekatan clausa persyaratan ISO 14001;2004 adalah:

• Kemudahan untuk memastikan pemenuhan terhadap semua persyaratan yang diminta dalam standar ISO 14001:2004, sehingga tidak persyaratan yang terlewatkan
• Kemudahan ketika Sistem Manajemen Lingkungan akan di integrasikan dengan sistem manajemen lain misalnya ISO 9001;2008 yang saat ini sudah di terapkan oleh organisasi, atau sistem yang lain seperti Sistem Manajemen Kesehatan Keselamatan Kerja OHSAS 18001:2007.

Apabila Pedoman Lingkungan disusun terinetragsi dengan Sistem Manajemen Mutu maka pedoman tersebut dapat di berikan nama Pedoman Mutu dan Lingkungan atau dapat juga Pedoman Perusahaan yang berisi kebijakan startegis dalam menjalankan Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen Mutu.

2.2.2. Prosedur Lingkungan

Prosedur lingkungan merupakan dokumen yang berisi tentang bagaimana menjalankan kebijakan strategis yang ada dalam Pedoman Lingkungan, yang merupakan proses manajemen dalam Organisasi atau perusahaan. Apabila organsiasi telah menerapkan sistem Manajemen Mutu di mana sudah terdapat banyak prosedur mutu/ Operasi, dan bahkan beberapa prosedur merupakan prosedur pengelolaan lingkungan yang dibutuhkan dalam penerapan Sistem Manjemen Lingkungan seperti;

1. Prosedur Operasi Pengelolaan Lingkungan
2. Prosedur Operasi Pemeliharaan Infrastruktur Properti
3. Prosedur Operasi Kebersihan
4. Prosedur Operasi Keamanan
5. Prosedur Operasi Pengendalian Lingkungan Hidup

Di samping itu juga beberapa Prosedur Sistem Manajemen yang tentunya hampir sama dengan yang dibutuhkan untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan seperti:

1. Prosedur Operasi pengendalian Dokumen
2. Prosedur Operasi Rapat Tinjauan Manajemen
3. Prosedur Operasi pengendalian Catatan Mutu
4. Prosedur Operasi Perbaikan dan pencegahan Ketidaksesuaian dalam Sistem
5. Prosedur Operasional Internal Audit

Prosedur-prosedur tersebut tentunya akan digunakan dalam pengembangan Sistem Manajemen Lingkungan terutama apabila Sistem Manajemen Lingkungan diintegrasikan dengan Sistem Manajemen Mutu, namun apabila tidak diintegrasikan tentunya dibutuhkan pembuatan prosedur baru, yang bisa jadi masih sama dengan prosedur yang sudah ada tersebut.

Prosedur-prosedur yang di butuhkan untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan berdasarkan persyaratan standar ISO 14001:2004 yang juga merefleksikan kebutuhan untuk menjalankan kebijakan strategis yang ada dalam Pedoman Lingkungan di antaranya:

1. Prosedur Identifikasi dan evaluasi Aspek Dampak Lingkungan ( clausa: 4.3.1. ISO 14001:2004)
2. Prosedur Identifikasi, Akses dan Evaluasi pemenuhan Peraturan Perundang-undangan ( clausa : 4.3.2. dan 4.5.2. ISO 14001:2004).
3. Prosedur Competency Awaness dan Training ( clausa: 4.4.2 ISO 14001:2004)
4. Prosedur Komunikasi (clausa : 4.4.3. ISO 14001:2004)
5. Prosedur Pengendalian Operasional Lingkungan( Clausa:4.4.6. ISO 14001:2004)
6. Prosedur Emergency Respons Plan ( clausa:4.4.7. ISO 14001;2004)
7. Prosedur Pemantauan dan Pengukuran Lingkungan clausa 4.5.1 ISO 14001:2004)
8. Prosedur Pengendalian Ketidak sesuaian dan tindakan Perbaikan dan Pencegahan ( Clausa: 4.5.3. ISO 14001:2004)
9. Prosedur Pengendalian Dokumen (clausa:4.4.5. ISO 14001;2004)
10. Prosedur Pengendalian Rekaman (clausa : 4.5.4 ISO 14001;2004)
11. Prosedur Internal Audit (clausa: 4.5.5. ISO 14001:2004)
12. Prosedur Kajian Manajemen ( clausa: 4.6 ISO 14001;2004)

Dari prosedur tersebut terlihat, banyak prosedur yang dibutuhkan dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan sudah banyak terdapat dalam Prosedur Operasi Sistem Manajemen Mutu yang sudah di jalankan di Organisasi atau perusahaan, sehingga apabila diintegrasikan maka cukup efisien bagi organisasi.

2.2.3. Instruksi Kerja

Instruksi Kerja merupakan dokumen spesifik untuk kegiatan individu atau kelompok kerja tentang kegiatan lingkungan yang kritis yang membutuhkan acuan kerja untuk mencegah ketidak sesuaian. Jadi Instruksi Kerja di buat untuk hanya untuk kegiatan yang kritis saja, dimana kalau tidak ada acuan kerja karyawan dapat melakukan kegiatan spesifik tersebut dengan berbagai metode yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian terhadap pengendalian manajemen lingkungan. Organisasi atau perusahaan terkait dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 sudah menyusun Instruksi Kerja terkait dengan mutu dan lingkungan. Beberapa contoh diantaranya seperti:

1. Instruksi Kerja pemantauan pengangkutan sampah dan limbah organik
2. Instruksi Kerja penilaian kebersihan Lingkungan
3. Instruksi Kerja patroli lingkungan
4. Instruksi Kerja pencegahan bahaya kebakaran
5. Instruksi Kerja penanggulangan bahaya kebakaran
6. Instruksi Kerja pengamanan perbengkelan dan lain-lain

Untuk kebutuhan Instruksi kerja dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan, lebih spesifik dapat di dasarkan dari hasil Identifikasi Aspek dan Dampal Lingkungan dimana Instruksi Kerja dibuat berdasarkan kebutuhan untuk pengendalian atau pencegahan pencemaran lingkungan. Oleh karena itu Instruksi Kerja yang dibutuhkan untuk penerapan sitem manajemen lingkungan sebaiknya terintegrasi dengan Instruksi Kerja yang digunakan untuk Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

2.2.4. Identifikasi Aspek dan Dampak Lingkungan

Sistem Manajemen Lingkungan merupakan sistem manajemen yang berbasis resiko, dimana sistem ini digunakan untuk mengendalikan resiko lingkungan ( Environtment Risk Management). Oleh karena itu bagian dari tahapan pengembangan sistem maanjemen lingkungan maka organisasi harus melakukan Environtment Risk Assessment atau melakukan Identifikasi Aspek dan Dampak Lingkungan. Agar dapat melakukan secara kosnisten maka perlu di buat prosedur terdokumentasi untuk pelaksanaan Risk Assessment tersebut seperti yang di atur dalam standar ISO 14001:2004 clausa 4.3.1. Berdasarkan Standar ISO 14001:2004 yang dimaksud aspek lingkungan adalah bagian dari organisasi yang dapat berupa aktifitas, produk atau pelayanan yang berinteraksi dengan lingkungan, sebagai contoh:

• Pengoperasian genset
• Penggunaan air
• Penggunaan AC
• Penggunaan Energi
• Proses Maintenance
• Pemakaian bahan B3

Sedangkan dampak lingkungan (environment impact) merupakan segala perubahan yang terjadi pada lingkungan baik merugikan atau menguntungkan, secara keseluruhan atau sebagai hasil dari aspek lingkungan (definisi standar ISO 14001;2004 point 3.7). Contoh dampak lingkungan diantaranya:

• Pencemaran udara
• Pencemaran tanah
• Pencemaran air
• Menghasilkan limbah B3
• Menghasilkan limbah Non B3
• Pengurangan sumber daya alam
• Ganguan kesehatan / keselamatan
• Penipisan lapisan ozon

Tim Sistem Manajemen Lingkungan di pimpin oleh Management Representative melakukan assessment aspek dan dampak lingkungan dari seluruh kegiatan , produk/ pelayanan yang dilakukan oleh organisasi baik dalam kondisi normal, tidak normal maupun emergency sesuai dengan ruang lingkup yang di tetapkan. Tim harus menentukan aspek lingkungan yang significant atau tidak significant dengan mempertimbangkan beberapa hal diantaranya:

• Peluang terjadinya
• Keseriusan dampak
• Mekanisme pengendalian yang sudah dijalankan
• Peraturan atau perundang-undangan yang berlaku dan relevan
• Teknologi
• Persyaratan keuangan
• Perhatian pihak-pihak terkait

Hasil assessment dituangkan oleh tim dalam suatu dokumen yang bisa di sebut Identifikasi dan Evaluasi Aspek Dampak Lingkungan (IEADL). Dari hasil assessment tersebut Tim menentukan mekanisme pengendaliannya dimana pengendalian yang dilakukan mencakup :

• Eliminasi
• Substitusi
• Rekayasa Engineering
• Pengadaan infrastruktur / alat pelindung diri
• Pengendalian secara administratif

Sedangkan untuk aspek yang significant dibuat menjadi objective dan target serta program. Dokumen IEADL ini dokumen yang akan selau di perbaharui serta di kaji secara periodik oleh tim terutama jika terjadi:

• Perubahan produk/ jasa atau kegiatan dan berpengaruh ke lingkungan
• Terjadi perubahan peraturan perundang-undangan
• Terjadi incident atau emergency condition yang berpengaruh terhadap lingkungan
• Terjadi perubahan key person yang berpengaruh ke sistem manajemen lingkungan
• Keluhan klien, masyarakat sekitar atau pemerintah

Bagi organisasi atau perusahaan belum memiliki dokumen Risk Assessment ini, sehingga pada saat akan menerapakan Sistem Manajemen Lingkungan maka tim harus menyusunnya. Namun demikian bagi organisasi / perusahaan yang telah memiliki dokumen AMDAL, ANDAL serta dokumen Implementasi Rencana Pengelolaan Lingkungan Hidup (RKL) dan Rencana Pemantauan Lingkungan Hidup (RPL) atau dapat UKL, UPL maka dokumen tersebut akan sangat membantu Tim dalam melakukan Risk Assessment untuk menyusun dokumen Identifikasi dan Evaluasi Aspek Dampak Lingkungan (IEADL).

2.2.5 Identifikasi dan Evaluasi pemenuhan Peraturan perundang-undangan 

Sebagai salah satu persyatan yang diminta Sistem Manajemen Lingkungan dalam Standar ISO 14001:2004 clausa 4.3.2 adalah melakukan identifikasi dan mengakses semua peraturan perundang lingkungan yang relevan dan sesuai dengan kegiatan, produk / jasa yang dilakukan oleh Organisasi atau perusahaan. Disamping itu juga dalam clausa 4.5.2 diatur terkait dengan identifikasi dan kepemilikan peraturan perundang-undangan maka Organisasi atau perusahaan maka harus mengevaluasi pemenuhannya. Peraturan perundang-undangan yang terkait dengan lingkungan ada dalam berbagai bentuk yakni:

• Undang-undan, contoh: Undang-Undang Republik Indonesia No. 32 Tahun 2009, tentang Perlindungan Lingkungan Hidup
• Peraturan pemerintah, contoh: Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2001 tentang Pengelolaan Kualitas air dan Pengendalian Pencemaran Air
• Surat Keputusan menteri / Peraturan Menteri, contoh : Kepmen LH No. 45 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Pelaksanaan RKL dan RPL
• Peraturan Daerah/ Keputusan Gurbernur, contoh: Peraturan Daerah No. 2 tahun 2005 tentang Pengendalian Pencemaran Udara

Semua peraturan perundang-undangan yang relevan dengan lingkungan harus di identifikasi dan di miliki oleh Organisasi atau perusahaan, selanjutnya Tim mengevaluasi pemenuhannya untuk setiap pasal / yang ada dalam peraturan perundangan tersebut di sertai bukti pemenuhannya. Hasil evaluasi di tungkan dalam satu dokumen dan apabila ada pasal/ ayat dari peraturan perundang-undangan dari hasil evaluasi pemenuhan tersebut Organisasi atau perusahaan belum memenuhi maka di buat menjadi Objective dan target serta di buat programnya. Dokumen hasil identifikasi dan evaluasi pemenuhan peraturan perundang-undangan harus selalu di jaga up dating- nya, apabila:

• Ada penerbitan peraturan perundang-undangan yang baru
• Ada revisi dari peraturan perundangan

( Pembahasan akan di lanjutkan di bagian 2)

GMP DI INDONESIA

STRATEGI PENERAPAN

GOOD MANUFACTURING PRACTICES (GMP)

DI INDUSTRI

 Indarto Purwoko

Apa yang di  maksud GMP?

Merupakan suatu konsep manajemen dalam bentuk prosedur dan mekanisme berproses yang tepat untuk menghasilkan out put yang memenuhi stándar dengan tingkat ketidak sesuaian yang kecil.

Good Manufacturing Practices yang dalam bahasa indonesia dapat diterjemahkan menjadi Cara Produksi yang Baik (CPB) di terapkan oleh industri yang produknya di konsumsi dan atau digunakan oleh konsumen dengan tingkat resiko yang sedang sampai tinggi seperti : produk obat-obatan, produk makanan, produk kosmetik, produk perlengkapan rumah tangga, dan semua industri yang terkait dengan produksi produk tersebut. 

Penerapan GMP dapat mengacu berbagai referensi, namun sejauh ini tidak ada standar internasional yang bersifat official seperti halnya standar ISO. Oleh karena itu berbagai negara dapat mengembangkan standar GMP tersendiri, seperti di Indonesia terdapat berbagai standar GMP yang di terbitkan oleh BPOM (Badan Pengawasan Obat dan Makanan) sesuai dengan jenis produk yang di hasilkan. Sebagai contoh beberapa standar GMP tersebut:

1. Standar GMP untuk industria obat-obatan di sebut dengan CPOB ( Cara Pembuatan Obat yang Baik)  
2. Standar GMP untuk industri makanan di sebut dengan CPMB (Cara Pembuatan Makanan yang Baik) 
3. Standar GMP untuk industri kosmetik di sebut dengan CPKB ( Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik)
4. Standar GMP untuk industri obat tradisional di sebut dengan CPOTB ( Cara Pembuatan Obat Tradisional yang Baik)  

Berbagai referensi standar GMP pada prinsip dasarnya sama yakni  bertujuan untuk menghasilkan produk yang bermutu tinggi dan aman.  Pilihan referensi GMP yang akan digunakan oleh industri mempertimbankan berbagai hal:

1. Penerapan GMP apakah akan dilakukan sertifikasi? Bila ya, lembaga sertifikasi mana yang digunakan? Sertifikasi GMP di Indonesia dapat dilakukan oleh BPOM, atau lembaga sertifikasi independen lainnya.
2. Kemana produk yang dihasilkan akan di jual ( lokal  atau ekspor), maka standar GMP yang digunakan sebagai referensi mempertimbangkan standar GMP di negara dimana produk tersebut di jual.
3. Penerapan GMP sebagai standar tunggal, atau merupakan bagian dari penerapan standar yang lain dan sertifikasi yang dilakukan merupakan sertifikasi dari standar yang lainya tersebut seperti: ISO 22000;2005, HACCP, BRC, SQF, IFS  dan lain-lain.

Kapan menerapkan GMP?

Pada dasarnya semua industri yang terkait dengan makanan, obat-obatan, kosmetik, pakan ternak wajib menerapkan sejak prabrik didirikan  dan proses produksi pertama dilakukan, karena penerapan GMP merupakan persyaratan dasar bagi industri tersebut beroperasi.  Namun karena rata-rata industri di indonesia bermula dari UKM, yang kemudian berkembang menjadi industri besar dengan tingkat pengetahuan GMP yang terbatas sehingga acap kali penerapannya di abaikan. Baru setelah ada tuntutan oleh pelanggan untuk sertifikasi GMP atau standar lainnya seperti ISO 22000, HACCP, BRC, IFS, dan SQF baru GMP tersebut di terapkan.

Apa cakupan standar GMP?

Prinsip dasar GMP adalah mutu dan keamanan produk tidak dapat dihasilkan hanya dengan pengujian ( Inspection/ testing), namun harus menjadi satu kesatuan dari proses produksi. Oleh karena itu cakupan secara umum dari penerapan standar GMP adalah:

1. Disain dan fasilitas
2. Produksi (Pengendalian Operasional)
3. Jaminan mutu 
4. Penyimpanan
5. Pengendalian hama
6. Hygiene personil
7. Pemeliharan, Pembersihan dan perawatan
8. Pengaturan Penanganan limbah
9. Pelatihan
10. Consumer Information (education)

Bagiamana strategi penerapan GMP?

Bukan suatu hal yang mudah ketika suatu industri akan menerapkan GMP, sehingga perlu memperhatikan beberapa hal diantaranya:

1. Bangun komitmen pemilik perusahaan, manajemen dan karyawan                                                 Komitmen merupakan hal yang paling utama, karena dalam merapkan GMP di butuhkan sumber daya terutama financial yang cukup besar. Di tambah lagi dengan komitmen karyawan untuk mau melaksanakan standar GMP secara efektif, karena bisa jadi di perlukan peruabahan pola pikir, dan kebiasaan. 
2. Pilih standar referensi penerapan GMP secara tepat dengan mempertimbangkan berbagai hal di atas.
3. Tetapkan indikator-indikator keefektifan penerapan GMP, dan lakukan evaluasi kinerja penerapan GMP yang digunakan alat untuk peningkatan.
4. Bentuk tim yang solid, dengan penanggung jawab personel yang memiliki jiwa kepemimpinan serta motivasi yang kuat.
5. Secara terus-menerus lakukan awareness baik untuk manajer, supervisor maupun karyawan.